Les paiements, dettes et paiements reçus représentent les unités financières de base. Un paiement est une émission de fonds de l'organisation à un participant. Les paiements sont versés aux participants qui sont éligibles à un produit de prestations. Par exemple, un paiement peut être un chèque de 300 $ versé à une personne éligible à des prestations d'assurance-chômage. Des paiements sont également générés pour les participants lorsque l'organisation leur a payé des sommes trop faibles ou facturé des sommes en trop. Par exemple, si la personne ci-dessus aurait dû être payée 325 $, un sous-paiement est créé afin de lui payer les 25 $ supplémentaires dus.
Une dette est la facturation de frais pour virement de fonds de l'organisation à un participant. Les dettes sont émises pour des participants éligibles à un produit de dette. Par exemple, une dette peut être une facture de 100 $ envoyée à un employeur responsable des paiements de cotisations patronales. Les dettes sont également générées pour les participants lorsque l'organisation leur a payé des sommes trop importantes ou facturé des sommes trop faibles. Par exemple, si l'employeur ci-dessus aurait dû être facturé 125 $, une sous-facturation est créée afin de facturer à l'employeur les 25 $ supplémentaires dus.
Un paiement reçu est une somme d'argent reçue par l'organisation et enregistrée dans le système. Les paiements reçus sont généralement envoyés à l'organisation en réponse à une facture. Autrement dit, ils sont utilisés pour rembourser des dettes. Contrairement aux paiements et aux dettes, les paiements reçus ne sont pas générés dans le cadre du traitement du dossier. A la place, ils sont enregistrés dans le système, soit manuellement par un utilisateur, soit via un processus par lots qui enregistre les paiements reçus en vrac, par exemple, tous les paiements reçus via EFT d'une banque donnée. Les paiements reçus sont associés aux éléments financiers d'une personne via l'allocation du paiement reçu à une ou plusieurs dettes.