Un paiement manuel est un paiement versé à un candidat du dossier en dehors du système, par exemple, lorsque le système est hors ligne. Si, pour une raison quelconque, le système n'est pas disponible, et qu'un paiement est versé à une personne, les informations concernant ce paiement manuel peuvent être enregistrées dans le système.
L'enregistrement du paiement manuel appelle des processus qui recréent tous les éléments d'un paiement, notamment l'instrument de paiement, l'instruction de paiement, les lignes d'instruction cumulées et toutes les lignes d'instruction de déduction/d'impôt pertinentes.
Après avoir créé les éléments financiers du paiement manuel, le système traite le paiement dû afin qu'il ne soit pas réglé une deuxième fois. Le système compare ensuite le montant du paiement manuel au montant du paiement traité et crée un trop-perçu ou un sous-paiement pour corriger la différence. Une tâche de notification est également envoyée au propriétaire du dossier pour l'informer de l'existence d'un trop-perçu ou d'un sous-paiement.