Une partie ou la totalité du montant non alloué d'un paiement peut être remboursée à la personne ou à l'employeur dont le paiement a été reçu. Le montant sera remboursé en utilisant le mode de paiement préféré défini pour le client. Par exemple, un paiement de 100 $ a été reçu d'un client et 80 $ sont ensuite alloués à une dette impayée. Cependant, s'il n'existe aucune autre dette impayée pour ce client, le montant non alloué restant de 20 $ peut être reversé au client. Si le client opte pour le chèque comme mode de paiement préféré, le système génère un paiement par chèque de 20 $ pour le client.
Une fois le montant non alloué remboursé, le montant non alloué du paiement pour l'instruction de paiement reçu est mis à jour et une ligne d'instruction de remboursement est créée pour effectuer le paiement au client. Une ligne d'allocation est également créée pour relier le remboursement à l'instruction de paiement reçu initial.
Une dette envoyée par l'organisation ne peut être qu'une estimation de ce qu'il faut facturer à un participant. Un participant peut donc envoyer à l'organisation une somme d'argent plus importante que le montant facturé. Un produit de dette peut être configuré afin de permettre d'interpréter le montant envoyé comme montant correct à allouer aux dettes. Cette opération s'appelle une surallocation de dette.
Par exemple, une facture de cotisations patronales d'un montant de 100 $ est émise à un employeur. Ce même employeur envoie un paiement de 120 $. Si la fonctionnalité de surallocation est configurée pour la dette, la totalité des 120 $ peuvent être alloués à la ligne de dette. Une nouvelle instruction de surallocation d'un montant de 120 $ est créée. Ces 20 $ restent enregistrés comme crédit réservé au dossier de dette. En réservant le montant, le montant initial facturé peut être rapproché du montant qui aurait dû être facturé pour déterminer le montant supplémentaire à appliquer à d'autres dettes du dossier.
Pour permettre l'application de ce montant réservé à d'autres dettes du dossier, le processus par lots Rapprocher le compte du dossier doit être exécuté. Ce processus commence par l'annulation de la réservation du montant de crédit. Il recherche ensuite les dettes impayées du dossier et s'il en détecte, leur alloue le montant du crédit. Tous les autres montants de crédit peuvent être alloués à d'autres dossiers de dette que le participant est susceptible d'avoir envers l'organisation.
Si la fonctionnalité de surallocation n'est pas configurée pour la dette, les allocations totales à la dette ne peuvent pas dépasser le montant total de la dette. En reprenant l'exemple ci-dessus, seuls 100 $ du paiement reçu peuvent être alloués à la ligne d'instruction de dette. Notez que si plusieurs allocations sont effectuées pour une ligne de dette, leur total ne peut en aucun cas dépasser le montant total de la dette (100 $ dans l'exemple ci-dessus).
Le traitement des surallocations est configuré pour un produit de dette dans le cadre de l'administration financière.