Un journal de contacts gère les détails de toute action de suivi exécutée pour l'investigation. Un journal de contacts comporte un ou plusieurs contacts associés, qui peuvent se dérouler en face à face, par e-mail, par téléphone ou sur papier. La gestion des contacts du journal de contacts consiste à consigner les détails précis des interactions telles que celles de nature suivante :
Le journal de contacts fournit à l'utilisateur un moyen d'enregistrer des dates et détails importants sur chaque contact, par exemple le participant concerné par le contact, les autres personnes présentes, le lieu, l'objet, les date et heure de début, le type, la méthode et l'argumentaire. Un ou plusieurs participants concernés peuvent être indiqués pour un contact et sont sélectionnés parmi les participants existants du dossier dans l'investigation. Dans le cadre de l'administration de l'application, un administrateur peut configurer si tous les participants au dossier pourront ou non être sélectionnés ou seulement les membres du dossier. Plusieurs personnes peuvent aussi être associées au contact pour y assister et peuvent être sélectionnées parmi les participants au dossier existants, les personnes enregistrées et les utilisateurs enregistrés.
Le journal de contacts fournit aussi un mécanisme pour télécharger et enregistrer plusieurs pièces jointes, telles que des documents scannés (lettres, photographies et formulaires de preuve) qui ont été reçus dans le cadre du processus d'investigation.
La fonction d'aperçu permet à l'utilisateur d'afficher un résumé des principales données de tous les contacts se rapportant à ce journal de contacts. Un ou plusieurs contacts peuvent aussi être prévisualisés dans le cadre d'un journal de contacts spécifique. En outre, les utilisateurs peuvent aussi rechercher un contact spécifique.
Les informations enregistrées dans un journal de contacts aident l'organisation à évaluer l'investigation et fournissent une base pour décider des plans ou actions appropriés nécessaires pour conduire l'investigation avec succès.