Les jalons étant utilisés pour suivre dans le temps des événements importants de l'investigation, une demande de dispense de jalon peut être nécessaire pour que les dates de début et de fin prévues puissent être modifiées pour un jalon créé automatiquement. Les dates de début et de fin prévues pour les jalons créés manuellement peuvent être modifiées sans demande de dispense. Le processus d'approbation d'une demande de dispense de jalon permet de vérifier que les modifications des dates du jalon sont valides. Une fois qu'une demande soumise a été approuvée, les nouvelles dates de début et/ou de fin prévues s'appliquent.
Les demandes de dispense de jalon ne peuvent être soumises, autrement dit les dates prévues pour un jalon ne peuvent être modifiées que si le paramètre Extension de la date prévue autorisée a été défini. Le processus d'approbation (c'est-à-dire l'obligation de soumettre une demande de dispense pour approbation) pour ces demandes ne sera nécessaire que si le paramètre Dispense requise a aussi été défini. Si le paramètre Dispense requise n'a pas été défini, un utilisateur pourra modifier les dates de début et/ou de fin prévues directement. Voir la section Configuration de jalons de l'investigation pour une description de ces paramètres.
Les paramètres de vérification de l'approbation d'une demande de dispense de jalon déterminent, pour un jalon, le pourcentage de demandes de dispense soumises pour un jalon d'un type particulier qui doivent être examinées par un superviseur des investigations. Par exemple, une vérification d'approbation peut être configurée pour un jalon de façon à ce que 60 % des demandes soumises nécessitent une approbation, alors que 40 % ne nécessiteront pas d'approbation. La configuration des vérifications d'approbation au niveau du jalon s'applique à tous les jalons d'un type particulier. Les vérifications d'approbation des demandes de dispense de jalon peuvent aussi être configurées au niveau de l'organisation ou de l'utilisateur. Les paramètres de configuration de l'utilisateur prévalent sur les paramètres de l'unité organisationnelle et sur les paramètres de jalon et les paramètres de l'unité organisationnelle prévalent sur les paramètres de jalon. Par conséquent, les paramètres de vérification d'approbation pour un type particulier de jalon sont la dernière étape lorsque le système évalue si une demande de dispense a ou non besoin d'une approbation. En d'autres termes, lorsqu'une demande de dispense est soumise pour approbation par un utilisateur, le système examine d'abord les paramètres de vérification de l'approbation d'une demande de dispense de jalon au niveau de l'utilisateur, puis les paramètres de vérification d'approbation d'une demande de dispense de jalon au niveau de l'unité organisationnelle à laquelle l'utilisateur appartient. Après avoir examiné ces paramètres, le système examine les paramètres d'approbation au niveau du jalon. Le système peut constater à chaque stade de ce processus que la demande de dispense de jalon est soumise à approbation.
Le processus d'approbation est initié lorsqu'un utilisateur soumet une demande de dispense de jalon. Si la dispense ne nécessite pas d'approbation, la dispense est automatiquement approuvée et les modifications de dates du jalon s'appliquent. Si la dispense nécessite une approbation, le statut est Soumise. Notez qu'une seule dispense pour un jalon peut avoir le statut Soumise.
Une notification est envoyée à l'utilisateur ou groupe d'utilisateurs approprié pour approuver ou rejeter la demande de dispense. Une fois que l'utilisateur a approuvé la demande de dispense, le statut de la demande de dispense passe à Approuvée et les changements de date s'appliquent. L'utilisateur peut, cependant, aussi rejeter la demande de dispense et le statut est alors défini sur Rejetée.