L'assistant d'enregistrement du compte-rendu de réunion permet de capturer les détails d'une réunion et de transmettre un compte-rendu aux participants et à d'autres parties intéressées. Il gère aussi les comptes-rendus en cours, ce qui permet d'enregistrer plusieurs informations en même temps ou pendant une période donnée. Les informations suivantes sur la réunion peuvent être capturées :
- Détails sur la réunion
- Il s'agit de l'objet, du lieu, de la date et de l'heure de la réunion, ainsi que du nom de l'organisateur et de l'ordre du jour. Toute information saisie dans le cadre de la planification de la réunion sera renseignée dans les détails de la réunion.
- Notes et décisions de la réunion
- Il est possible d'enregistrer les notes et décisions de la réunion par deux actions distinctes de l'assistant de réunion.
- Présence à la réunion
- Des invités à la réunion peuvent être ajoutés à la liste des participants à la réunion.
D'autres invités peuvent être ajoutés en précisant leur adresse de courrier électronique afin qu'ils puissent recevoir les comptes-rendus qui leur sont destinés.
- Actions de réunion
- Toute action de réunion peut être ajoutée au compte-rendu, en précisant le nom du responsable et la date d'échéance. Une tâche est créée en arrière-plan pour suivre les progrès réalisés. Elle est consultable depuis la boîte de réception d'un utilisateur interne et depuis la liste des tâches d'un utilisateur externe.
- Fichiers de la réunion
- Il est possible de joindre des fichiers au compte-rendu de la réunion. Les fichiers joints sont accessibles en consultant le compte-rendu de la réunion.
- Dossiers de réunion
- Un ou plusieurs dossiers collaboratifs peuvent être associés à la réunion.
- Récapitulatif de la réunion
- Le récapitulatif des informations du compte-rendu de la réunion enregistrées jusque-là.
Une fois le compte-rendu de la réunion enregistré, vous pouvez le transmettre à toute personne invitée à la réunion. Par défaut, les comptes-rendus de réunion sont envoyés dans un document PDF joint à un courrier électronique, vous devez donc disposer des adresses de courrier électronique. Un message s'affiche lorsqu'un compte-rendu est envoyé et qu'une ou plusieurs adresses de
courrier électronique sont manquantes ou erronées.