La marquage d'un enregistrement comme doublon le signale comme doublon d'un autre enregistrement et indique qu'il peut être fusionné avec cet autre enregistrement.
L'enregistrement en double est accessible à l'aide d'une recherche. Les critères de recherche tels que le nom et la date de naissance sont traités afin de renvoyer une liste de tous les enregistrements de personne et/ou de candidat correspondants. Le système associe automatiquement l'enregistrement en double à l'enregistrement maître et affiche un instantané de ces deux enregistrements. Cela permet à l'utilisateur de comparer les informations qui existent sur les deux fichiers.
La raison du marquage de l'enregistrement en double est ensuite enregistrée, par exemple, erreur d'entrée, mauvaise utilisation de l'identité.
Une fois que l'enregistrement a été marqué comme doublon, il ne peut plus être modifié et il ne sera pas utilisé dans les traitements futurs. Toutefois, si l'enregistrement en double est déjà utilisé par un traitement existant, par exemple, si des paiements sont actuellement émis vers le participant en double, ces transactions financières continueront à être traitées. Le propriétaire du dossier est averti automatiquement chaque fois qu'un paiement ou qu'une communication est émis vers un participant en double.
Un enregistrement marqué comme doublon peut être fusionné immédiatement ou à une date ultérieure.