Comme précédemment décrit, la participation d'un client peut être saisie, soit au niveau de la ligne de liste, soit au niveau quotidien. La participation prévue durant la période et/ou chaque jour identifiés est affichée dans la liste pour indiquer l'échéancier prévu pour le client. Pour chaque jour durant lequel les unités planifiées sont disponibles, la participation du client doit être indiquée pour déterminer si le client a participé ou non à ces unités. Il n'est pas possible de soumettre des informations de participation à une date ultérieure.
Une fois la participation du client enregistrée, les listes terminées sont renvoyées à l'organisation en vue d'être enregistrées et traitées. Dans le cas de listes sur papier, le gestionnaire de ressources peut enregistrer les informations de participation dans le système et soumettre la liste pour traitement. Les fournisseurs qui sont autorisés à utiliser l'application en libre-service peuvent également soumettre les listes sur Internet, où elles sont directement soumises pour traitement.
Pour reprendre l'exemple indiqué ci-dessus, Robert Smith fréquente la garderie le 1er janvier, entre 9 et 17 heures. En supposant qu'une participation soit requise au niveau quotidien, la garderie de Carrie enregistre sa présence le 1er janvier et saisit 8 heures de présence. Robert ne se rend pas chez le fournisseur le 2 janvier et ne l'informe pas. Le fournisseur enregistre son absence le 2 janvier avec le motif Absent. Il saisit 8 heures d'absence. Le fournisseur soumet la liste (27 décembre au 2 janvier) à l'organisation ainsi que ces informations.