Les organisations évaluent les besoins des clients et autorisent les fournisseurs à fournir des services pour y répondre. Une autorisation de service est l'instrument par le biais duquel l'organisation autorise un fournisseur à fournir des services spécifiques à un client donné en échange d'un paiement. La période durant laquelle le service doit être fourni est également spécifiée dans l'autorisation.
Les autorisations de service contiennent des lignes (appelées lignes d'autorisation de service). Chaque ligne représente un échéancier pour un service spécifique et un certain nombre d'unités au cours d'une période donnée. Un fournisseur peut être ou non spécifié sur la ligne. Si un fournisseur n'est pas spécifié, les clients peuvent recourir au service de tout fournisseur enregistré.
Ce processus est illustré dans l'exemple ci-dessous : Robert Smith a besoin d'aide pour retrouver du travail. L'assistant social de Robert reconnaît qu'il doit suivre une formation pour l'aider à l'atteindre cet objectif. L'assistant social crée un plan de résultats pour Robert, et ajoute le service Compétences linguistiques, un cours de formation, qui se déroulera sur 3 mois entre le 1er janvier et le 31 mars et d'une durée totale de 6 heures. Il enregistre également les détails d'un fournisseur de services de formation local auprès duquel Robert doit suivre la formation. Il approuve ensuite le plan de résultats, après quoi une autorisation de service est automatiquement créée pour Robert. Sur l'autorisation de service, une ligne est créée avec le service Compétences linguistiques, la date de début 1er janvier, la date de fin 31 mars et 60 unités autorisées.
Un fournisseur peut être rémunéré pour le nombre d'unités d'un service fourni à un client, limité au nombre d'unités spécifiées sur la ligne d'autorisation de service pour le client. La livraison de ces unités est suivie au moyen des factures ou des listes soumises par le fournisseur. Les paiements effectués dans les contrats au forfait ne dépendent pas de la prestation de service et les autorisations de service ne sont donc pas prises en compte lors de l'exécution de ces paiements.
Une autorisation de service peut contenir plusieurs clients. Autrement dit, tous les clients sont admissibles à recevoir le nombre d'unités autorisées. Le fournisseur est rémunéré pour la prestation de service complète et non pour chaque client. Par exemple, si, pour une autorisation unique, deux clients sont autorisés à recevoir 10 séances d'un service de conseil entre le 1er et le 15 d'un mois, ils peuvent recevoir 10 séances au total entre eux, chacune des séances pouvant être suivie par l'un ou l'autre client, ou les deux. S'ils ont assisté aux 10 séances ensemble, le fournisseur est rémunéré pour 10 séances et non 20.
Les lignes d'autorisation de service peuvent également contenir les détails du candidat si le paiement doit être perçu par une personne autre que le fournisseur.
Le cycle de vie d'une autorisation de service se présente comme suit :
| Etat | Description |
|---|---|
| Ouvert | Une autorisation de service se trouve à l'état dérivé 'Ouvert' si l'état dérivé de l'ensemble de ses lignes d'autorisation de service est 'Ouvert'. |
| En cours | Une autorisation de service se trouve à l'état dérivé 'En cours' si au moins une ligne d'autorisation de service est à l'état 'Ouvert' ou 'En cours', alors que certaines lignes d'autorisation de service sont à l'état 'Ouvert'. |
| Terminé | Une autorisation de service se trouve à l'état dérivé 'Terminé' si l'état dérivé de l'ensemble de ses lignes d'autorisation de service est 'Terminé'. |
| Annulé | Une autorisation de service se trouve à l'état 'Annulé' si elle a été supprimée. |
Le cycle de vie d'une ligne d'autorisation de service se présente comme suit :
| Etat | Description |
|---|---|
| Ouvert | Une ligne d'autorisation de service se trouve à l'état dérivé 'Ouvert' si aucune ligne de facture de service ou de liste n'a encore été comparée à la ligne d'autorisation de service. |
| En cours | Une ligne d'autorisation de service se trouve à l'état dérivé 'En cours' si elle a été comparée à au moins une ligne de facture de service ou de liste, si toutes les unités restantes sur cette dernière n'ont pas encore été utilisées et si elle n'est pas déjà terminée (c'est-à-dire, sa date de fin est révolue). |
| Terminé | Une ligne d'autorisation de service se trouve à l'état dérivé 'Terminé' si toutes les unités sont utilisées ou si elle est terminée (c'est-à-dire, sa date de fin est révolue). |
| Annulé | Une ligne d'autorisation de service est à l'état 'Annulé' si elle est annulée ou supprimée. |