Une fois les lignes de facture de service soumises pour traitement, elles doivent être validées pour s'assurer que la prestation de service a été autorisée par l'organisation. Cette opération est effectuée en :
- vérifiant que le(s) client(s), le fournisseur et le bénéficiaire indiqués sur la ligne sont inscrits auprès de l'organisation.
- vérifiant que le dossier spécifié est un dossier valide.
- vérifiant que la ligne de facture de service n'est pas un doublon.
- vérifiant que le fournisseur est approuvé pour fournir le service.
- recherchant une autorisation de service pour le(s) client(s) qui contienne un calendrier de prestation de services correspondant aux informations spécifiées sur la ligne de facture de service. Par exemple, si une ligne de facture de service est reçue pour trois séances de physiothérapie, une ligne d'autorisation de service doit correspondre à des séances de physiothérapie pour ce client et au moins trois séances doivent subsister sur cette ligne (autrement dit, elles n'ont pas été précédemment facturées et payées).
Si une ligne de facture de service unique a été soumise pour plusieurs clients, tous les clients doivent figurer sur la même autorisation qui correspond à la ligne de facture de service. Si l'autorisation de service compte des clients supplémentaires, ils ne sont pas pris en compte lors de la mise en correspondance et de la validation de cette ligne de facture.
Si une ligne de facture de service échoue au processus de mise en correspondance et de validation, une tâche est créée dans la file d'attente de traitement d'exception pour la facture de service et le motif justifiant le non-traitement de la ligne de facture de service est spécifié. La ligne de facture de service reste dans l'état 'Ouvet' jusqu'à sa modification et nouvelle soumission par un utilisateur autorisé. Il est possible d'effectuer cette opération dans la tâche de traitement d'exception. L'utilisateur peut y modifier la ligne et la soumettre à nouveau pour traitement, ou bien la refuser. Il est également possible de modifier la ligne de facture de service et de la soumettre à nouveau directement dans l'espace de travail de l'utilisateur. Après sa nouvelle soumission, la ligne de liste de personnes subit à nouveau le processus de mise en correspondance et de validation. S'il réussit, alors la tâche est fermée.
Durant le traitement d'une ligne de facture de service, si l'on découvre que le fournisseur a conclu un contrat au forfait pour la période de facturation, le traitement de la ligne est interrompu. Cette opération est effectuée pour éviter tous les doubles paiements du fournisseur, car le fournisseur doit être payé conformément aux conditions stipulées dans le contrat au forfait.