En général, le plan de service est soumis pour approbation par l'assistant(e) social(e), une fois les détails du plan définis. Les plans de service soumis par des utilisateurs dotés de droits d'approbation sont automatiquement approuvés. Sinon, le plan de service requiert une approbation manuelle par un utilisateur doté des droits appropriés. Une tâche est affectée à un utilisateur ayant les privilèges d'approbation requis. Cette tâche inclut un lien vers le plan de service.
Lorsque le plan de service est soumis, puis approuvé ou rejeté, les informations relatives à la demande d'approbation sont enregistrées. Les détails de la demande d'approbation comportent le nom de l'utilisateur à l'origine de la soumission du plan, la date de la soumission, le nom de l'utilisateur ayant approuvé ou rejeté le plan, et la date de l'approbation ou du rejet.
Une version de référence peut être créée pour capturer un instantané du plan au moment de sa soumission. Si le plan est approuvé automatiquement, cette référence est un instantané du plan au moment de l'approbation. Si le plan requiert une approbation manuelle, deux versions de références sont créées, l'une pour la soumission, l'autre pour l'approbation.
Le processus d'approbation de plan de service approuve automatiquement tous les éléments de plan non approuvés au moment de l'approbation du plan. Les éléments de plan dont le statut est soumis ne sont pas approuvés au cours de ce processus. Cela permet de s'assurer que tous les éléments de plan déjà examinés pour approbation peuvent être exécutés sans duplication des efforts.