Les agences peuvent définir des facteurs sur lesquels des clients ou des groupes de clients sont évalués lorsqu'un type particulier d'évaluation est exécuté. Les besoins du client sont évalués à l'aide de facteurs. Généralement, un facteur est considéré comme un besoin ou une barrière. Les besoins sont des choses dont un client ou sa famille ont besoin pour être autonomes, mais qui manquent actuellement. Les barrières sont des situations qui empêchent ou compliquent la possibilité qu'a un client pour obtenir ou atteindre quelque chose. L'administrateur peut indiquer si le facteur est impliqué dans la planification et non pas seulement utilisé pour enregistrer des résultats afin que les objectifs et activités puissent être associés à l'élément. Des exemples de facteurs d'évaluation comprennent l'abri, les compétences parentales et la toxicomanie. Les agences évaluent généralement des clients et/ou des familles afin de mesurer leur situation actuelle par rapport à un ou plusieurs facteurs.