Les données sont gérées et transmises dans le moteur de flux de travaux, sous forme d'objets de données de flux de travaux et d'objets de données de flux de travaux de liste. Il s'agit d'objets logiques définis dans la définition de processus, qui portent un nom et sont associés à une liste d'attributs de différents types auxquels les données peuvent être affectées. Ces objets sont dans leur concept, similaires aux objets des langages de programmation bien que leur apparition dans le système de flux de travaux soit complètement différente. Des valeurs d'objet de données de flux de travaux peuvent être écrites au moment du lancement du processus ou à partir de la sortie de différents types d'activités.
Les instances d'objet de données de flux de travaux et les instances d'objet de données de flux de travaux de type liste interviennent dès que le processus est adopté et tant que le processus n'est pas terminé. Elles peuvent être utilisées comme telles dans les activités et les transitions tout au long de la durée de vie de cette instance de processus. Il est donc de la responsabilité du concepteur de processus de s'assurer que les attributs des objets de données de flux de travaux sont remplis avant de pouvoir être utilisés. Les tentatives d'utilisation des attributs d'objet de données de flux de travaux avant qu'ils ne soient remplis provoquent des incidents au cours de l'exécution.