La fonction "Modifier les informations collectées" permet aux utilisateurs de mettre à jour les informations liées à des informations collectées. Les informations modifiables sont spécifiques au type d'informations collectées en question.
Lorsque l'utilisateur sauvegarde les informations liées aux informations collectées, le système les valide. Il est important de noter que les validations opérées après modification des informations collectées diffèrent des validations opérées après création de nouvelles informations collectées (même en modifiant les mêmes informations). Pour les informations collectées en attente d'approbation par le superviseur de dossier, un processus de validation spécial se met en place, avertissant l'utilisateur qu'une approbation est en cours. De plus, les enregistrements d'informations collectées qui ont été approuvés par le superviseur mais toujours pas activés ne peuvent pas être modifiés.
Cette fonction a différents résultats selon qu'il s'agit d'un enregistrement d'informations collectées en cours d'édition ou d'un enregistrement d'informations collectées active. Quand un utilisateur met à jour un enregistrement d'informations collectées en cours d'édition, les modifications sont automatiquement appliquées à l'enregistrement d'informations collectées existant. Quand l'utilisateur met à jour un enregistrement d'informations collectées active, les modifications ne sont pas appliquées automatiquement.
Un nouvel enregistrement d'informations collectées en cours d'édition est alors créé à partir des modifications. L’intérêt de ce nouvel enregistrement d'informations collectées qu’il permet aux utilisateurs de mettre à jour les informations collectées sans affecter le traitement des dossiers, les informations collectées actives restant intactes.
Les informations collectées actives peuvent subir deux types de modifications : des corrections et des changements de situation. Les corrections d'informations collectées remplacent les informations collectées entrées par erreur. Lors du processus d'application des modifications d'informations collectées, les enregistrements d'informations collectées en cours d'édition qui ont été corrigés remplaceront les enregistrements d'informations collectées actives existants.
Un changement de situation ne remplace pas les informations collectées actives, en cela que les informations collectées d'origine étaient valables pour une période donnée. Les nouvelles circonstances s'appliquent donc à la période qui suit. Un enregistrement d'informations collectées en cours d'édition impliquant le changement de situation d'un enregistrement d'informations collectées active sera activé selon ses propres droits.
Lorsqu'un utilisateur met à jour les informations collectées actives, il ou elle a la possibilité d'entrer une date effective de modification et la raison pour laquelle il ou elle a effectué cette modification. Quand des informations collectées sont corrigées, la date effective de modification ne doit pas être remplie : l'enregistrement corrigé s'applique à la même période que celle de l'enregistrement d'informations collectées actif. En ce qui concerne les changements de situation, la date effective de modification indique la date à laquelle le changement de situation prend effet. Exemple : le solde de compte d'un enregistrement d'informations collectées de compte bancaire passe de 100 à 90. La date effective de modification est donc la date à laquelle le solde du compte a diminué. Les dates effectives ne concernent pas les informations collectées sur les participants, celles-ci étant plus statiques et ne nécessitant pas autant de mises à jour que les informations collectées de dossiers.