Per presentare una richiesta di indennità per la maggior parte dei programmi basati sulle esigenze, un cliente deve inoltrare una domanda, fornendo le informazioni richieste in merito ai dettagli personali, al reddito, alle spese, all'impiego, al livello di istruzione e così via. Queste informazioni diventano una prova e vengono utilizzate per determinare l'eleggibilità per i programmi.
Quando viene inoltrata una domanda, numerose fase di elaborazione vengono eseguite manualmente dall'operatore o automaticamente dal sistema, a seconda dell'agenzia e del programma. L'operatore di assunzione e l'operatore di eleggibilità sono entrambi coinvolti in questo processo. A seconda della struttura organizzativa dell'agenzia, l'operatore di assunzione in genere è responsabile della raccolta e della convalida di tutti i dati nella domanda. Una volta completata la domanda, essa viene passata all'operatore di eleggibilità per la determinazione e l'autorizzazione delle indennità.