Un pagamento manuale è un pagamento ad un intestatario del caso, che viene emesso al di fuori del sistema, ovvero, quando il sistema è offline. Se per qualsiasi motivo il sistema non è disponibile e viene emesso un pagamento a una persona, le informazioni relative a questo pagamento manuale possono essere acquisite sul sistema.
In un ambiente finanziario integrato, il rilevamento di un pagamento manuale richiama dei processi che ricreano tutti le componenti di un pagamento fino agli elementi riga di istruzione. Una volta creati gli elementi riga di istruzione, vengono trasferiti al sistema finanziario ERP per un'ulteriore elaborazione.
Poiché questi elementi riga di istruzione rappresentano un pagamento manuale che è già stato effettuato a un cliente, è importante che tali elementi riga di istruzione siano contrassegnati in modo tale che il sistema finanziario ERP riconosca che non devono essere elaborati come un pagamento standard. A tal fine ciascun elemento riga di istruzione di pagamento manuale viene contrassegnato come sospeso e include un numero di riferimento del pagamento manuale. Questo numero fa riferimento al numero di voucher o assegno tramite il quale il pagamento manuale è stato effettuato e può essere utilizzato dal sistema finanziario ERP per azzerare questo elemento riga di istruzione.