Una licenza è un'autorizzazione o un permesso che può essere richiesta ai fornitori per operare o o distribuire determinati servizi per conto di un'organizzazione. Le licenze possono essere rilasciate dall'organizzazione o da terze parti, ad esempio, un comitato delle licenze casi di affidamento o un comitato delle licenze appaltatore.
Una licenza può coprire uno o più servizi di un fornitore ed è valida per un periodo di tempo specificato. Per essere valida, un licenza deve essere approvata da un gestore risorse. Anche se il gestore risorse inizialmente rifiuta la licenza, questa può essere approvata successivamente. Quando per una licenza è previsto il rinnovo, il gestore risorse può scegliere di rinnovarla o, in alternativa, può immettere un motivo di non conformità, ad esempio, 'Rilevati problemi di sicurezza' o 'Controllo del background non riuscito'.
L'approvazione di una licenza può dipendere dal completamento di una determinata formazione da parte del fornitore. Se per una licenza sono specificati i requisiti di formazione, tutte le attività di formazione contrassegnate come obbligatorie devono essere completate o esonerate per tutti i membri fornitore attivi. In caso contrario, il gestore risorse verrà avvisato prima che la licenza possa essere approvata.
Una licenza del fornitore può essere sospesa a discrezione del gestore risorse. Ad esempio, il gestore risorse riceve un reclamo relativo ad un fornitore di affidamento. Nel reclamo viene indicato che il fornitore sta violano le regole di sicurezza. Il gestore risorse esamina i reclami e sospende licenza di affidamento del fornitore.