Le organizzazioni valutano le esigenze del cliente e autorizzano i fornitori ad offrire i servizi per soddisfare tali esigenze. Un'autorizzazione del servizio è lo strumento con il quale l'organizzazione autorizza un fornitore ad offrire servizi specifici a un determinato cliente in cambio di un pagamento. Nell'autorizzazione viene specificato anche il periodo durante il quale il servizio deve essere distribuito.
Le autorizzazioni del servizio contengono gli elementi riga (chiamati elementi riga di autorizzazione del servizio). Ogni elemento riga rappresenta una pianificazione per un servizio specifico per un certo numero di unità entro un periodo specifico. Un fornitore può o può non essere specificato nell'elemento riga. Se un fornitore non viene specificato, i clienti possono avvalersi del servizio da qualsiasi fornitore registrato.
Un esempio di questo processo è il seguente: Robert Smith ha bisogno di sostegno per ritrovare un impiego. L'operatore del caso di Robert riconosce la necessità che egli frequenti un corso di formazione per raggiungere tale risultato. L'operatore del caso crea un piano di risultato per Robert e aggiunge il servizio Abilità di lingua, un corso di formazione, che avrà luogo in 3 mesi dal primo gennaio al 31 marzo con una durata totale di 60 ore. Inoltre, l'operatore del caso registra i dettagli di un fornitore di formazione locale che fornirà il corso a Robert. L'operatore del caso, quindi, approva il piano di risultato e a questo punto per Robert viene creata automaticamente un'autorizzazione del servizio. Nell'autorizzazione del servizio viene creato un elemento riga con il servizio Abilità della lingua, a partire dal primo gennaio fino al 31 marzo, con un totale di 60 unità autorizzate.
Un fornitore può essere pagato per il numero di unità di un servizio distribuito a un cliente, limitatamente al numero di unità specificate nell'elemento riga di autorizzazione del servizio per il cliente. La distribuzione di tali unità viene monitorata mediante le fatture o gli elenchi inoltrati dal fornitore. I pagamenti relativi ai contratti a tariffa unica sono indipendenti dalla distribuzione del servizio, quindi, le autorizzazioni del servizio non vengono considerate quando si effettuano tali pagamenti.
Un'autorizzazione del servizio può contenere più clienti, ciò significa che tutti i clienti sono eleggibili a ricevere il numero di unità autorizzate. Il fornitore verrà pagato per l'intera distribuzione del servizio e non in base al cliente. Ad esempio, se due clienti sono autorizzati in una singola autorizzazione a ricevere 10 sessioni di un servizio di consulenza tra il primo e il 15 di un mese, sono eleggibili a ricevere 10 sessioni in totale tra tali date, ognuna delle quali può essere frequentata da uno dei clienti o da entrambi. Se hanno ricevuto insieme tutte e 10 le sessioni, il fornitore verrà pagato per 10 sessioni e non per 20 sessioni.
Gli elementi riga di autorizzazione del servizio possono anche contenere i dettagli dell'intestatario, se il pagamento deve essere ricevuto da una persona diversa dal fornitore.
Il ciclo di vita di un'autorizzazione del servizio viene descritto di seguito.
| Stato | Descrizione |
|---|---|
| Aperto | Un'autorizzazione del servizio ha uno stato derivato 'Aperto' se lo stato derivato di tutti i suoi elementi riga di autorizzazione del servizio è 'Aperto'. |
| In corso | Un'autorizzazione del servizio ha uno stato derivato 'In corso' se almeno un elemento riga di autorizzazione del servizio ha uno stato 'Aperto' o 'In corso', ma non tutti gli elementi riga di autorizzazione del servizio hanno uno stato 'Aperto'. |
| Completo | Un'autorizzazione del servizio ha uno stato derivato 'Completo' se lo stato derivato di tutti i suoi elementi riga di autorizzazione del servizio è 'Completo'. |
| Annullato | Un'autorizzazione del servizio ha uno stato 'Annullato' se l'autorizzazione del servizio è stata eliminata. |
Il ciclo di vita di un'elemento riga di autorizzazione del servizio viene descritto di seguito.
| Stato | Descrizione |
|---|---|
| Aperto | Un elemento riga di autorizzazione del servizio ha uno stato derivato 'Aperto' se nessun elemento riga della fattura del servizio o elemento riga dell'elenco è stato ancora associato all'elemento riga di autorizzazione del servizio. |
| In corso | Un elemento riga di autorizzazione del servizio ha uno stato derivato 'In corso' se è stato associato ad almeno un elemento riga della fattura del servizio o elemento riga dell'elenco, se tutte le unità rimanenti in esso non sono state ancora utilizzate e se non è già terminato (ovvero, la data 'A' è nel passato). |
| Completo | Un elemento riga di autorizzazione del servizio ha uno stato derivato 'Completo' se tutte le unità in esso vengono utilizzate o se è terminato (ovvero, ha una data 'A' nel passato). |
| Annullato | Un elemento riga di autorizzazione del servizio ha uno stato 'Annullato' se l'elemento riga di autorizzazione del servizio viene annullato o eliminato. |