Lo Strumento di definizione processo (PDT - Process Definition Tool) del flusso di lavoro viene utilizzato per definire i flussi di lavoro. Una volta definiti i flussi di lavoro, le istanze di questi flussi di lavoro saranno presenti durante il runtime, pertanto, potrebbe essere necessario monitorarle. Gli utenti di amministrazione generalmente sono responsabili del monitoraggio o della gestione dell'istanza del processo del flusso di lavoro. Sono inclusi la ricerca delle istanze del processo del flusso di lavoro, la visualizzazione delle informazioni relative all'istanza del processo e il monitoraggio degli errori dell'istanza del processo.