La prima fase nella progettazione del flusso di lavoro consiste nel selezionare ed analizzare il processo di business tenendo conto delle considerazioni elencate precedentemente, nonché di tutte le altre considerazioni aggiuntive che l'organizzazione definisce per progettisti del flusso di lavoro. Un esempio di processo di business che verrà utilizzato per illustrare come ciò potrebbe essere fatto è il processo di business Chiudi caso.
Ad un livello alto, il processo di business Chiudi caso chiude un caso e i record associati del caso, compresi i riesami del caso, i rimandi del caso e gli eventi del caso aperto. Viene stampata una comunicazione di chiusura per il fornitore o i fornitori del servizio per qualsiasi rimando del caso. Una comunicazione di chiusura viene stampata anche per il cliente principale del caso. L'identificativo del caso (caseID) che si sta chiudendo è necessario per eseguire questo processo di business.
Ad un livello più basso, questo processo di business inizia con una serie di fasi che includono il controllo delle convalide e della sicurezza del caso, l'aggiornamento dello stato dell'intestazione del caso allo stato chiuso, l'impostazione della data di fine stato del caso sulla data corrente. Quindi vengono inseriti tre nuovi record: un record di stato del caso, un record di chiusura del caso e un record evento del caso. Tutte queste fasi possono essere identificate come intrinseche al processo di business Chiudi caso. Si osservi, tuttavia, che senza una qualsiasi di queste fasi, l'integrità dei dati del caso è compromessa o la tracciabilità del tentativo di chiusura del caso sarebbe incompleta. Poiché tutte queste fasi sono richieste e sarebbero difficili da implementare se il flusso di lavoro non riuscisse, non devono essere spostate nel processo del flusso di lavoro.
La fase successiva nel processo di business Chiudi caso di esempio è il nuovo assessment del caso. Questa identifica tutti i pagamenti in eccesso o insufficienti e, in quanto tale, è intrinseca al processo di business, poiché il caso non deve essere chiuso se vengono trovati dei pagamenti in eccesso o insufficienti. Pertanto, la fase non deve essere inclusa nel flusso di lavoro.
Se il nuovo assessment produce come risultato un pagamento in eccesso o insufficiente, il proprietario del caso viene informato del pagamento in eccesso o insufficiente, se non è l'utente che sta chiudendo il caso. Poiché questa fase implica una notifica in base ad una condizione, essa può essere configurabile come parte del flusso di lavoro Chiudi caso.
Se il nuovo assessment non produce come risultato un pagamento in eccesso o insufficiente, il processo Chiudi caso continua. Il sistema controlla se vi sono riesami del caso attivo e li annulla informando i revisori del caso. Il sistema controlla se vi sono eventi di riattivazione del caso nel caso e chiude tali eventi. Il sistema controlla se vi sono rimandi del caso attivo, li annulla e genera una comunicazione per il fornitore o i fornitori del servizio interessati dai rimandi annullati. Il sistema, inoltre, stampa una comunicazione di chiusura per il cliente principale del caso. Tutte queste fasi possono far parte del flusso di lavoro e, se è pertinente, è possibile definire le notifiche.
Si osservi che le comunicazioni per il fornitore o i fornitori del servizio e la comunicazione di chiusura per il cliente principale devono essere inserite manualmente in una busta e inviate ai destinatari della comunicazione. Si tratta di una fase aggiuntiva che potrebbe essere necessario aggiungere al processo di business Chiudi caso e che richiederebbe un'attività manuale.
La fase finale nel processo di business Chiudi caso consiste nel determinare se il proprietario del caso deve essere informato della chiusura del caso. Ciò accade solo se l'utente che sta chiudendo il caso non è il proprietario del caso. Questa fase può anche essere inserita nel flusso di lavoro e può essere definita la notifica pertinente.
In sintesi, sembrano esservi sette fasi da includere nel flusso di lavoro. Parecchie di queste fasi richiedono notifiche. Inoltre, sono richiesti i dati del caso e del nuovo assessment.