La registrazione della presenza pianificata consente a un operatore del caso di registrare la partecipazione per un periodo di tempo nel passato o per un periodo di tempo nel futuro (presenza prevista) in cui l'operatore del caso sa che il cliente sarà presente. Quando la presenza pianificata viene registrata, il sistema crea automaticamente i record di partecipazione in base alla partecipazione definita in fase di creazione dell'azione o del servizio. Ad esempio, la partecipazione viene specificata in modo tale che un cliente è tenuto a partecipare a un servizio una volta a settimana, di lunedì, per 4 ore. Se un operatore del caso registra una presenza pianificata dal 1° gennaio al 31 gennaio, il sistema registra automaticamente una presenza per 4 ore per ogni lunedì compreso tra tali date (incluse).
Se un operatore del caso identifica successivamente che il cliente era assente per qualcuno dei giorni inclusi nella previsione o che la presenza effettiva è diversa a quella prevista, i singoli record di presenza creati possono essere aggiornati per riflettere le corrette informazioni sulla presenza.