Marcar um registro como duplicado o sinaliza como registro duplicado de outro registro e indica que ele pode ser mesclado com o tal outro registro.
O registro duplicado pode ser acessado ao executar uma procura. Os critérios de procura como nome e data de nascimento são processados para retornar uma lista de todos os registros de pessoa e/ou prospecto correspondentes. O sistema automaticamente vincula o registro duplicado com o registro principal e exibe uma captura instantânea de ambos os registros. Isto permite que o usuário compare as informações que existem em ambos os arquivos.
O motivo para marcar o registro duplicado é então registrado, por exemplo, erro de entrada, mau uso da identidade.
Uma vez que o registro tenha sido marcado como duplicado, nenhuma modificação poderá ser feita nele e não será usado em processamento futuro. Entretanto, se o registro duplicado já é usado pelo processamento existente, por exemplo, se pagamentos são atualmente emitidos para o participante duplicado, estas transações financeiras continuarão a ser processadas. O proprietário do caso é automaticamente notificado a cada vez que um pagamento ou comunicação é emitido para um participante duplicado.
Um registro que foi marcado como duplicado pode ser mesclado imediatamente ou em uma data posterior.