O assistente para registrar atas de reunião ajuda os usuários na captura dos
detalhes de uma reunião e emite atas de reunião para participantes e outras partes
interessadas. Toda etapa do assistente é opcional, fornecendo uma abordagem flexível
para capturar informações-chave. O assistente para registrar atas de reunião suporta
também atas de trabalho em andamento, permitindo que partes das informações sejam
registradas todas de uma vez ou por um período de tempo. As seguintes informações de
reuniões podem ser capturadas:
- Detalhes da Reunião
- Isso inclui o assunto da reunião, o local, a data/hora de início e de encerramento,
bem como o nome da pessoa que organizou a reunião e a agenda da reunião. Todas as
informações inseridas como parte do
planejamento da reunião preencherão previamente os detalhes da
reunião.
- Notas e Decisões da
Reunião
- As notas e as decisões da reunião podem ser registradas em formato
Rich Text. Elas são etapas separadas do assistente de reunião.
- Participação em Reunião
- Participantes de reunião podem ser incluídos na lista de participantes da reunião.
Convidados adicionais podem ser incluídos, junto com seus endereços de
email,
para permitir que as atas sejam emitidas para eles.
- Ações de Reunião
- Todas as ações de reunião decididas podem ser incluídas nas atas de reunião,
junto com a pessoa responsável pela ação e o prazo final no qual
ela deverá estar concluída. Uma tarefa é criada no plano de fundo
para controlar o progresso e é visualizável a partir de uma caixa
de entrada do usuário interno e uma lista de ações do usuário externo.
- Arquivos da Reunião
- Arquivos podem ser anexados a atas de reunião. Os anexos do arquivo são acessíveis
pela visualização das atas da reunião.
- Casos de Reunião
- Um ou mais casos podem ser associados à reunião, se for relevante.
- Resumo da Reunião
- Este é um resumo das informações sobre atas de reunião
registradas até aqui.
Depois que as atas de reunião forem registradas, o organizador da reunião ou o
usuário que registrou as atas de reunião pode emiti-las para qualquer pessoa
convidada para a reunião. Por padrão, as atas de reunião são emitidas por email com
as atas em um documento PDF anexado; além disso, endereços de email são necessários. Um informativo é exibido quando as atas são emitidas e um ou mais endereços de email
estão ausentes ou são inválidos.
Reuniões podem ser emitidas diversas vezes e um registro do histórico de atas
emitidas é mantido. Sempre que uma versão de atas de reunião for emitida, as atas
de reunião terão uma versão definida para elas. Isso permite que os usuários
visualizem as atas reais como se estivessem no momento da emissão.