每当在系统上记录听证声明时，系统都将确定是否有足够的时间将其发送给案例参与者。如果时间充足，那么系统将生成听证声明信函。只有听证上诉和听证复审上诉类型才生成此信函。
听证上诉声明信函是一封发送给所有案例参与者的基于听证声明模板的说明信件。除了提交声明的参与者以外，上诉案例中的其他所有参与者都将收到声明副本。如果声明是由证人提交的，那么声明副本不会发送给代表证人出席的参与者，但是会发送给其他所有案例参与者。
听证案例声明信函中包含以下信息：