Microsoft Word 模板用来创建大多数信息为标准信息的通信。这可包括显示在所有通过模板创建的通信中的文本，以及用数据填充的变量。
在 Microsoft Word 通信创建过程中，检索数据以填充模板中的变量，例如，可为这些变量检索真实的通信方姓名和地址。与形式通信不同的是，可由业务用户更改所有标准的文本，包括数据（只要通信仍为草稿格式）。一旦将 Microsoft Word 通信标记为发送时间，就不再能进行更改。