如果组织没有足够信息来将个人注册为人员参与者，那么可将它们注册为潜在人员参与者。可在创建新的筛选案例的过程中注册潜在人员，也可采用注册其他参与者类型的方式注册潜在人员。潜在人员参与者的建模方式与人员参与者的建模方式类似，但是在注册潜在人员期间存在较少信息需求。这意味着，可针对潜在资格筛选个人，即使有关该个人的信息有限。如果组织在将个人注册为潜在人员之后获得有关该潜在人员的更多信息，那么可将该潜在人员注册为人员参与者，并且为该潜在人员保留的任何信息都将自动复制到人员记录。
潜在雇主的注册方式与其他参与者类型的注册方式相同。如果组织在将雇主注册为潜在雇主之后获得有关该潜在雇主的更多信息，那么可将该潜在雇主注册为雇主参与者。
代表注册不同于标准注册。代表可注册为联系人（对于参与者）、通信方（对于参与者或案例）以及案例被提名者。代表的注册是作为创建这些角色的一部分进行的，而不是作为独立的业务流程进行的。例如，当信件发送至并非已注册参与者的通信方时，该通信方会自动注册为代表。为该通信方输入的信息（例如姓名和地址）会自动转移到该代表。请注意，通常会从注册代表的位置对他们进行访问，因为他们的作用仅与添加他们时所针对的角色相关。代表的出生日期用来对人员代表与组织代表进行区别。