每次应用程序中制定工作流过程定义时，工作流程引擎都将创建新过程实例。工作流程管理功能使管理员可以监视和控制这些过程实例。管理员可以根据用于创建该实例的过程定义的详细信息、与过程实例相关的任务，或过程实例中所包含活动实例等待的事件来搜索过程实例。
还可以查看过程实例的详细信息。详细信息包括过程实例的图形视图，该视图显示关联过程定义中的所有活动，并突出显示实际已执行的活动（即通过过程的路径）。此处还提供该过程实例中所使用数据的详细信息，以及该过程实例中每个活动实例的数据，以供管理员检查。
还可以通过可用于暂停过程实例、恢复过程实例或真正终止过程实例的功能，对过程实例的状态进行管理。过程实例的生命周期中可能也会发生错误，这些错误也显示在此处。管理员可以查看错误的详细信息，并可以根据此信息来重试或废弃关联的错误。
手动活动和决策活动都具有分配策略，这些策略确定会将工作流程引擎为这些活动类型创建的任务分配给哪些用户。工作流程分配目标是可以用于此目的的分配策略的一种类型，并且可以在此处对这些目标的创建和维护进行管理。事件由应用程序功能引发，工作流程引擎使用这些事件来转换等待这些事件的工作流程。这些事件也由可用的工作流程管理功能来创建和维护。
工作流程管理中提供了有关可用管理功能的更多详细信息。