“记录会议纪要”向导帮助用户捕获会议详细信息和向出席者及其他相关方发放会议纪要。向导中的每一步都是可选的，提供灵活捕获关键信息的方法。“记录会议纪要”向导还支持“进行中的工作”纪要，允许记录一次或一段时间内记录多则信息。可捕获以下会议信息：
- 会议详细信息
- 该详细信息包括会议主题、位置、结束日期/时间以及组织该会议的人员的姓名和会议议程。作为安排会议的一部分输入的任何信息都将预填充会议详细信息。
- 会议记录和决策
- 可采用富文本格式记录会议记录和决策。这些是会议向导中单独的步骤。
- 会议出席
- 可将会议受邀人添加至会议出席者列表。
还可以添加其他受邀人及其电子邮件地址，以符合要发放给他们的纪要。
- 会议活动
- 可将会议活动决策依据以及负责该活动的人员和完成该活动到期日期添加至会议纪要。可在后台创建一个任务来跟踪进度，可从内部用户收件箱和外部用户活动列表查看该任务。
- 会议文件
- 可对会议纪要附加文件。可通过查看会议纪要来访问文件附件。
- 会议案例
- 一个或多个案例可与会议相关联（如果有关）。
- 会议摘要
- 这是到目前为止所记录会议纪要信息的摘要。
记录会议纪要之后，会议组织者或记录该会议纪要的用户可将其发放给任何会议受邀人员。缺省情况下，会通过电子邮件发放会议纪要以及附加 PDF 文档中的纪要，因此电子邮件地址为必需。当发放纪要并且缺少一个或多个电子邮件地址或一个或多个电子邮件地址无效时，会显示一条信息。
会议可发放多次，并且会维护所发放纪要历史记录的记录。每次发放一个版本的会议纪要，会议纪要已基线化。这使用户能够查看与发放时一样的真实纪要。