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A propos de l'édition d'une pièce |
Une fois que vous avez ajouté une pièce,
il peut vous être nécessaire d'éditer les informations relatives à celle-ci. Cette
opération peut consister à ajouter de nouvelles informations sur
la pièce, ou à modifier celles qui ont été saisies initialement dans
la boîte de dialogue Ajout d'une pièce. Vous
pouvez par exemple avoir besoin d'ajouter ou de modifier les
informations liées à un événement par lequel la pièce est concernée,
ou bien d'associer cette pièce à un nouveau contrat. L'édition des informations sur les pièces s'effectue par la boîte de dialogue Edition d'une pièce. Cette boîte de dialogue comprend des onglets et outils identiques à ceux de la boîte de dialogue Ajout d'une pièce, et permet en outre d'éditer les conteneurs utilisés avec vos pièces. Les informations suivantes vous expliquent comment procéder à l'édition manuelle d'une pièce au moyen de la boîte de dialogue Edition d'une pièce. |
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Boîte de dialogue Edition d'une pièce |
La boîte de dialogue
Edition d'une pièce vous permet de modifier les informations
relatives à une pièce existante. Cette boîte de dialogue comporte les onglets suivants :
Pour accéder à la boîte de dialogue Edition d'une pièce, effectuez l'une des opérations suivantes :
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Modification du code de pièce |
Chaque pièce
est identifiée par un code de pièce, qui est constitué d'une
série unique de caractères (combinaison de lettres, de chiffres et
de symboles de ponctuation) permettant d'identifier une pièce
particulière. L'attribution d'un code de pièce de façon manuelle ou
automatique, lors de l'ajout de la pièce dans la
boîte de dialogue Ajout d'une pièce. Pour modifier un code de pièce :
Remarque : Il est possible de convenir, au sein de votre entreprise, de l'emploi de codes secondaires ou de codes primaires. Les codes secondaires vous permettent de repérer les pièces au moyen de deux schémas d'identification. Les codes secondaires sont souvent utilisés sous forme d'identifiants externes lors de la migration de pièces à partir d'un référentiel de scrutation de réseau. Pour de plus amples informations, reportez-vous à la rubrique Modification des informations générales. |
Modification du centre de coûts | Un centre
de coûts désigne
l'organisation
dont dépend le coût ou la propriété d'une
pièce.
La hiérarchie de l'organisation est utilisée pour sélectionner
aussi bien les centres de coûts que les organisations. Vous devez
parfois indiquer un nouveau centre de coûts, lorsqu'une organisation
différente prend possession d'une pièce existante (par exemple
lorsqu'une pièce est transférée vers une autre entreprise ou un
autre service). Remarque : Avant que vous puissiez modifier un centre de coûts, l'administrateur système doit préalablement définir une liste des organisations pouvant être traitées dans Tivoli Asset Management. Si vous ne connaissez pas le nom du centre de coûts que vous souhaitez spécifier, procédez comme suit :
Si vous connaissez le nom du centre de coûts que vous souhaitez spécifier, procédez comme suit :
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Modification de l'emplacement | Chaque fois qu'une pièce
se trouve physiquement déplacée, vous pouvez spécifier son nouvel emplacement
dans la zone réservée à cet effet. Remarque : Les emplacements doivent être définis par les soins de l'administrateur système. Si vous ne connaissez pas le nom de l'emplacement que vous souhaitez spécifier, procédez comme suit :
Si vous connaissez le nom de l'emplacement que vous souhaitez spécifier, procédez comme suit :
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Modification de la catégorie de pièce | Tivoli Asset Management
classe les pièces
par catégories
de pièces. Votre entreprise peut par exemple affecter initialement
des pièces à une catégorie "matériel" ou "logiciel". Il est possible de
diviser la catégorie du matériel en sous-catégories
comprenant les imprimantes, écrans, modems, etc. De même, la catégorie
dévolue aux logiciels peut être divisée en types de ressources logicielles plus
spécifiques. Chaque catégorie peut être associée à une liste d'attributs. Si la catégorie Matériel comprend par exemple les ordinateurs de bureau, certaines pièces peuvent être associées à des attributs tels que la vitesse du processeur, la quantité de mémoire, etc. Dans tous les cas, vous devez spécifier une catégorie de pièce avant de définir un modèle et des valeurs d'attribut pour une pièce. Vous pouvez parfois avoir besoin d'attribuer à une pièce une catégorie différente. C'est par exemple le cas lorsque la pièce a été placée dans une mauvaise catégorie au départ, ou qu'il est décidé au sein de votre entreprise de redéfinir les catégories de certaines pièces en vue d'améliorer leur suivi. Remarque : Les catégories de pièces doivent être définies par les soins de l'administrateur système. Si vous ne connaissez pas le nom de la catégorie de pièces que vous souhaitez spécifier, procédez comme suit :
Si vous connaissez le nom de la catégorie de pièces que vous souhaitez spécifier, procédez comme suit :
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Modification du modèle | Un modèle
est la subdivision d'une catégorie de pièces. Si
par exemple une
pièce
est recensée dans la catégorie des imprimantes laser, le nom du
modèle peut être HP4si. Bien que chaque catégorie de pièces
possède une série
d'attributs
unique, chaque modèle de la catégorie peut présenter
différentes valeurs d'attribut par défaut. Une catégorie de pièces
peut contenir plusieurs modèles, ou n'en contenir aucun. Pour définir un modèle, vous devez au préalable spécifier une catégorie de pièces. Si vous définissez un modèle dans la catégorie à laquelle appartient une pièce, vous pouvez retrouver les valeurs d'attributs liées à cette pièce. Parfois, il vous est nécessaire de définir un autre modèle si par exemple la pièce a fait l'objet d'une désignation erronée lors de son ajout, ou qu'aucune information n'était disponible sur le modèle à ce moment-là. Remarque : Les modèles doivent être définis par les soins de l'administrateur système. Pour modifier le modèle, procédez comme suit :
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Modification des informations générales | Vous pouvez ajouter ou
modifier les informations suivantes dans la boîte de dialogue Edition
d'une pièce et utiliser celle-ci pour rechercher une pièce
ultérieurement :
Votre entreprise peut souhaiter attribuer un code secondaire à une pièce, en plus d'un code primaire. Les codes secondaires ont pour but de vous permettre un repérage des pièces au moyen de deux schémas d'identification. Un numéro de série, un ID d'achat et un ID de service peuvent vous aider à localiser des pièces particulières. Ces identifiants vous sont utiles lorsque vous devez localiser avec exactitude une pièce destinée à être réparée ou déplacée. Les informations générales sont susceptibles d'être modifiées à tout moment, en particulier lorsqu'une pièce est copiée. Lors du processus de copie, ces informations sont acheminées vers la pièce dupliquée et peuvent recevoir des modifications. Pour plus d'informations concernant les copies de pièces, reportez-vous à la rubrique Copie d'une pièce. Pour modifier les informations générales relatives à une pièce, procédez comme suit :
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Edition du conteneur de la pièce |
Outre l'ajout et la mise
à jour des informations relatives à une pièce,
accessibles par la boîte de
dialogue Edition d'une pièce, vous pouvez également procéder à
la création et à l'édition de conteneurs. Un conteneur
est un moyen d'indiquer que d'autres pièces existent au sein de la pièce courante. L'emploi de conteneurs est possible pour toutes sortes de pièces, mais certaines d'entre elles peuvent déjà être suffisamment complexes pour mériter la désignation de conteneurs. Un ordinateur, par exemple, peut également être considéré comme le conteneur d'autres pièces telles que le disque dur, le moniteur, le lecteur de CD-ROM et d'autres composants isolés. La désignation de l'ordinateur comme un conteneur est particulièrement utile lorsque les pièces qui en font partie sont amovibles ou interchangeables. En les assignant à une pièce de conteneur, il est plus aisé de déterminer à tout moment l'emplacement qui leur convient. Pour de plus amples informations sur l'édition d'un conteneur, reportez-vous à la rubrique Traitement des conteneurs. |
Spécification de personnes différentes | Vous pouvez
associer un certain nombre de personnes
à une pièce.
Lorsqu'une nouvelle pièce est créée avec la boîte de dialogue
Ajout d'une pièce, elle est généralement associée à au moins une
personne, qui est considérée comme l'utilisateur de la pièce. Le nom de la personne est repris pour intégrer Tivoli Asset
Management aux autres produits de la série Tivoli Service Desk.
Par exemple, Tivoli
Problem Management utilise le nom de la personne pour
établir la liste des pièces associées à un contact,
afin de permettre à l'analyste de visualiser rapidement des
informations détaillées sur la pièce. Tivoli
Change Management utilise le nom de la personne pour
notifier les utilisateurs d'un changement qui les concerne. Vous pouvez avoir recours à la boîte de dialogue Edition d'une pièce pour associer de nouvelles personnes à une pièce, ou supprimer les associations en vigueur entre une pièce et différentes personnes. De même, plusieurs personnes peuvent être associées à la même pièce. Vous pouvez par exemple définir plusieurs personnes en tant qu'utilisateurs d'une imprimante réseau partagée. Remarque : L'administrateur système doit définir les personnes employées par votre organisation. Si vous ne connaissez pas le nom de la personne que vous souhaitez spécifier, procédez comme suit :
Si vous connaissez le nom de la personne que vous souhaitez spécifier, procédez comme suit :
Pour supprimer une personne d'une pièce, procédez comme suit :
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Spécification d'une connexion différente | Vous pouvez
associer un certain nombre de connexions
à une pièce.
Lorsque vous spécifiez une connexion, vous indiquez que la
pièce est intégrée dans un environnement de réseau.
Le nom de la connexion est repris pour intégrer Tivoli Asset
Management aux autres produits de la série Tivoli Service Desk. Par exemple, Tivoli
Change Management utilise le nom de la connexion pour
déterminer quelles pièces sont concernées par certains types
de modifications. Vous pouvez avoir recours à la boîte de dialogue Edition d'une pièce pour associer une ou plusieurs nouvelles connexions à une pièce. Chaque pièce peut faire l'objet de plusieurs spécifications de connexion. Vous pouvez par exemple définir des connexions multiples pour un serveur de réseau. Vous pouvez également supprimer toutes les connexions pour lesquelles des associations avec la pièce sont en vigueur. Remarque : Les connexions doivent être définies par les soins de l'administrateur système. Si vous ne connaissez pas le nom de la connexion que vous souhaitez spécifier, procédez comme suit :
Si vous connaissez le nom de la connexion que vous souhaitez spécifier, procédez comme suit :
Pour supprimer une connexion d'une pièce, procédez comme suit :
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Ajout et édition de remarques | Vous pouvez créer des
remarques sous forme de texte libre, destinées à être sauvegardées
avec l'enregistrement de la pièce. En
outre, vous pouvez éditer ou supprimer les remarques existantes. Pour ajouter ou éditer une note, procédez comme suit :
Remarque : Vous pouvez répéter les étapes précédentes autant que nécessaire, afin d'ajouter du texte à votre remarque ou éditer le texte d'une remarque existante. Dans le cas de pièces uniques, les remarques s'affichent dans la boîte de dialogue intitulée Remarques sur les pièces. |
Modification des valeurs d'attribut | Lorsque
l'administrateur système configure les informations relatives aux catégories
de pièces, il peut définir une série d'attributs
pour chacune des catégories. Lors de la création d'une catégorie
relative aux matériels PC, par exemple, l'administrateur réseau peut
définir des attributs tels que la vitesse du processeur, la
capacité du disque dur, la quantité de mémoire vive, etc. Lorsqu'une pièce est créée, elle est généralement associée à une catégorie de pièces. Si cette catégorie implique la définition d'un ou plusieurs attributs, vous pouvez également définir des valeurs d'attributs caractérisant cette nouvelle pièce. Vous pouvez avoir recours à la boîte de dialogue Edition d'une pièce pour modifier n'importe quelle valeur d'attribut associée à une pièce. Cette opération est parfois nécessaire lorsqu'aucune valeur d'attribut n'a été précisée au moment de la création de la pièce, ou que l'administrateur système n'a défini aucun attribut nouveau pour la catégorie de pièces concernée. Remarque : L'administrateur système doit définir des attributs pour chaque catégorie de pièces, en déterminant la valeur par défaut de ces attributs. Pour changer les valeurs d'attributs d'une pièce, procédez comme suit :
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Modification des contrats associés | Vous pouvez associer une pièce
à un ou plusieurs contrats.
Vous pouvez par exemple associer la pièce à un contrat d'acquisition
et à un contrat de maintenance, ainsi qu'à n'importe quel
autre type de contrat ayant été défini par l'administrateur système. Vous pouvez avoir recours à la boîte de dialogue Edition d'une pièce pour associer un ou plusieurs nouveaux contrats à une pièce. Vous pouvez également supprimer tout contrat pour lequel des associations avec la pièce sont en vigueur. Remarque : Votre administrateur système doit définir les contrats utilisés par votre organisation. Pour modifier un contrat associé à une pièce, procédez comme suit :
Pour supprimer un contrat d'une pièce, procédez comme suit :
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Révision du calcul de valorisation | Dans la boîte de
dialogue Ajout d'une pièce, vous pouvez utiliser l'onglet Achat pour
modifier les informations servant à calculer la valeur comptable courante d'une pièce
achetée ou acquise en dehors d'un crédit-bail.
Cette fonction est utile lorsque vous envisagez d'investir dans des
réparations ou de remplacer une pièce. Vous pouvez également, sous l'onglet Achat,
enregistrer la valeur assurée de la pièce, en vue de documenter une
réclamation d'assurance. Tivoli Asset Management vous offre la
possibilité d'entrer un montant quelconque, ou de fixer
automatiquement la valeur assurée comme étant égale au prix
d'achat. Il vous est parfois nécessaire de saisir ces informations dans la boîte de dialogue Edition d'une pièce, lorsqu'elles n'ont pas été précisées au moment de la création de la pièce. En outre, vous pouvez être amené à changer ces informations pour des raisons diverses, par exemple lorsque votre entreprise décide d'opter pour une autre méthode de dépréciation, ou lors de changements de date de mise au rebut des pièces. Le calcul de valorisation d'une pièce peut s'effectuer au moyen de deux formules :
Remarque : Les calculs de valeurs sont indiqués uniquement en cas de décision concernant une réparation. Les formules appliquées pour calculer la valeur dépréciée ne sont conformes à aucune réglementation fiscale officielle relative aux dépréciations de valeurs. Ces calculs ne conviennent pas dans le cadre de la comptabilité fiscale. Pour réviser le calcul de la valorisation, procédez comme suit :
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Modification des informations sur le bail | L'onglet Bail de la
boîte de dialogue Edition d'une pièce vous permet d'assurer un suivi
des informations relatives aux pièces
acquises par crédit-bail, telles que les dates de début et de fin de bail, ainsi que la valeur de rachat. Vous pouvez également utiliser l'onglet Bail pour indiquer la date d'achat d'une pièce par le biais d'un crédit-bail. Dans ce cas, la date de fin du bail est reportée à la place de la date d'achat, tandis que la valeur de rachat est transférée dans la zone de la valeur d'achat, dans l'onglet Achat. Il vous est parfois nécessaire de saisir ces informations dans la boîte de dialogue Edition d'une pièce, lorsqu'elles n'ont pas été précisées au moment de la création de la pièce. En outre, vous pouvez être amené à changer ces informations pour des raisons diverses, par exemple lorsque votre entreprise décide de changer la date de mise au rebut des pièces. Pour modifier les informations relatives au crédit-bail d'une pièce, procédez comme suit :
Pour acquérir une pièce par crédit-bail, procédez comme suit :
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Modification des informations sur les frais d'entretien | Vous pouvez assurer le
suivi des frais
d'entretien réels et estimés, relatifs à une pièce
individuelle.
Le système calcule automatiquement l'écart-type entre chaque
estimation et conserve la valeur totale en cours des frais d'entretien
estimés, des frais d'entretien réels et de la variance entre les
frais d'entretien globaux estimés et réels. Vous pouvez mettre à jour
la valeur de frais déjà inclus dans la liste, ou supprimer l'entrée
souhaitée. Pour modifier les frais d'entretien d'une pièce, procédez comme suit :
Pour mettre à jour une valeur de frais d'entretien, procédez comme suit :
Pour supprimer une valeur de frais d'entretien, procédez comme suit :
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Modification des informations sur les événements | Tivoli Asset Management utilise des événements
pour assurer le suivi de l'historique d'une pièce.
Dans la boîte de dialogue Edition d'une pièce, vous pouvez spécifier à la fois les événements
planifiés et les événements
terminés qui concernent une pièce. Un événement planifié désigne
un événement programmé dans le temps, mais qui n'a pas encore été
identifié comme terminé. En outre, certains événements sont créés automatiquement afin de vous aider dans le suivi de l'historique d'une pièce. Ces événements concernent le suivi des catégories, organisations, emplacements, ou connexions d'une pièce, ou sont mis en oeuvre lors de la mise à jour ou de l'achèvement d'une modification effectuée dans Tivoli Change Management. Remarque : L'administrateur système doit définir les types d'événements dont le suivi est assuré par votre entreprise. Pour de plus amples renseignements sur l'association entre des événements et des pièces, reportez-vous à la rubrique Traitement des événements. |