Gestione dei nominativi


Panoramica

Attività

Incluso in

Tivoli Service Desk

Panoramica

Nominativi

All'interno della classe Nominativi vengono catalogati tutti i nomi di cui si desidera tenere traccia nel database Tivoli Service Desk. Tra i Nominativi sono compresi i normali contatti oltre a quelli che possono accedere ad alcune funzioni Tivoli Service desk tramite Internet o intranet e gli utenti Tivoli Service Desk come gli amministratori e gli analisti dell'help desk.

Caselle di dialogo Nominativo

Per gestire le informazioni sui nominativi, utilizzare tre finestre di dialogo tra loro simili: le finestre di dialogo Aggiungi nominativo, Modifica nominativo e Visualizza nominativo. Le principali differenze tra queste caselle di dialogo riguardano il nome nella barra dei titoli e le funzioni di gestione disponibili in ciascuna di esse.

Queste caselle di dialogo contengono separatori identici:

Separatore Funzione
Separatore Generale Gestisce i dati comuni a tutti i nominativi del database Tivoli Service Desk. Vedere Aggiunta di un nominativo.
Separatore Contatti Il separatore Contatti contiene i separatori in cui gestire le informazioni sui contatti: i separatori Contatto, Utente finale e Funzionalità.
Separatore Contatto Assegna un ID contatto e associa un contatto a una o più ubicazioni. Vedere Gestione dei contatti.
Separatore Account dell'utente finale Crea gli account utenti finali per i contatti e consente loro di accedere a determinate funzioni Tivoli Service Desk tramite Internet o Intranet. Vedere Gestione account utente finale.
Separatore Funzionalità Definisce le modalità di creazione del problema, di visualizzazione e di aggiornamento delle funzionalità relative ad un contatto con account utente finale. Inoltre, stabilisce quali supporti diagnostici possono essere utilizzati da un contatto con account utente finale per risolvere i problemi. Vedere Configurazione delle funzionalità di un account utente finale.
Separatore Utenti Il separatore Utenti contiene i separatori in cui è possibile gestire le informazioni utente: separatori Utente e Supporto
Separatore Utente Gestisce i dati relativi agli utenti Tivoli Service Desk, compresi gli ID, le password e i diritti degli utenti. Vedere Gestione degli utenti.
Separatore Supporto Definisce quali società vengono supportate dagli utenti. E' possibile utilizzare questo separatore solo quando gli utenti vengono aggiunti o modificati in un sistema protetto. Non si applica ad altri nominativi. Consultare Configurazione società supportate.

Casella di dialogo Aggiungi nominativo

Utilizzare la casella di dialogo Aggiungi nominativo per aggiungere i nominativi al database Tivoli Service Deske. Vedere Aggiunta di un nominativo.

Per accedere alla casella di dialogo Aggiungi nominativo, effettuare una delle seguenti operazioni:

  • Nella casella di dialogo Nominativi scegliere Aggiungi.
  • Dal menu ? (la guida), scegliere Profilo di sistema dell'utente e seguire le istruzioni riportate in Aggiungi nominativi.

Casella di dialogo Modifica nominativo

Utilizzare la casella di dialogo Modifica nominativo per modificare le informazioni relative ai nominativi contenuti nel database Tivoli Service Desk. Vedere Modifica di un nominativo.

Per accedere alla casella di dialogo Modifica nominativo, attenersi alla seguente procedura:

  1. Nella casella di dialogo Nominativi, impostare i parametri di ricerca per individuare il nominativo.
    Suggerimento: per ulteriori informazioni, vedere Come trovare un nominativo.
  2. Selezionare un nominativo e scegliere Modifica.
    Risultato: viene visualizzata la casella di dialogo Modifica nominativo.

casella di dialogo Visualizza nominativo

Utilizzare la casella di dialogo Visualizza nominativo per controllare le informazioni relative ai nominativi presenti nel database Tivoli Service Desk. Nella casella di dialogo Visualizza nominativo non è possibile apportare modifiche ai dati dei nominativi. Vedere Visualizzazione di un nominativo.

Per accedere alla casella di dialogo Visualizza nominativo, attenersi alla seguente procedura:

  • Nella casella di dialogo Nominativi, selezionare un nominativo e scegliere Visualizza.
    Risultato: viene visualizzata la casella di dialogo Visualizza nominativo.

Attività

Aggiunta di un nominativo

Registrare le stesse informazioni generali per tutti i nominativi. E' poi possibile registrare le informazioni più specifiche selezionando i nominativi come contatti e contatti con account utente finale oppure come utenti Tivoli Service Desk.

Per aggiungere un nominativo, attenersi alla seguente procedura:

  1. Nella casella di dialogo Aggiungi nominativo scegliere il separatore Generale.
  2. Nella casella Cognome, immettere il cognome del nominativo.
  3. Nella casella Nome, immettere il nome del nominativo.
  4. Nella casella Nome intermedio, immettere il nome intermedio del nominativo.
  5. Nella casella Numero di impiegato, immettere il numero di impiegato del nominativo.
  6. Nella casella Telefono, immettere il numero di telefono del nominativo.
  7. In Tel. alt., immettere un numero di telefono alternativo del nominativo.
  8. Nella casella Fax, immettere il numero di fax del nominativo.
  9. Effettuare una delle seguenti operazioni:
    • Per consentire l'attivazione del nominativo come contatto o utente, selezionare la casella di spunta Attivo.
    • Per impedire l'attivazione del nominativo come contatto o utente, deselezionare la casella di spunta Attivo. Disattivando un nominativo, questi viene automaticamente disattivato anche come contatto.
    • Per ulteriori informazioni vedere le caselle di spunta Attivo.
  10. A questo punto effettuare una delle seguenti operazioni:
  11. Dopo aver immesso tutte le informazioni generali sul nominativo, effettuare una delle seguenti operazioni:

Configurazione delle società dei nominativi

I nominativi possono appartenere a delle società. che possono essere gruppi di clienti, aziende e reparti aziendali. Se l'installazione Tivoli Service Desk è configurata per utilizzare Multi Customer Data Support per proteggere i dati, le società vengono impiegate per definire i diritti di accesso e per separare i dati. Se il sistema Tivoli Service Desk è protetto, ogni nominativo deve appartenere ad una società.

Ad esempio, se il proprio help desk supporta diverse compagnie separate, è possibile limitare l'accesso ai dati consentendo così agli analisti dell'help desk di vedere solo le informazioni relative alle società da essi supportate.

L'utente deve stabilire a quali società appartengono i nominativi. L'assegnazione dei nominativi alle società può essere effettuata seguendo due diverse procedure:

  • E' possibile gestire l'elenco dei nominativi che fanno parte di una società selezionata dalla casella di dialogo Societài. Vedere Configurazione dell'appartenenza ad una società.
  • E' possibile gestire l'elenco delle società di appartenenza di un nominativo dalle caselle di dialogo Aggiungi nominativo oppure Modifica nominativo. Vedere le seguenti istruzioni.

Nota: se il sistema Tivoli Service Desk è protetto dopo che alcuni nominativi sono stati aggiunti al database ma non assegnati alle società, all'amministratore Tivoli Service Desk viene visualizzata un'avvertenza. I nominativi non assegnati ad una società possono accedere soltanto alle informazioni non associate alla società.

Per aggiungere un nominativo ad una società, attenersi alla seguente procedura:

  1. Nella casella di dialogo Aggiungi nominativo oppure Modifica nominativo scegliere il separatore Generale.
  2. In Società scegliere Aggiungi.
  3. Nella finestra Società, dall'elenco Gerarchia società, selezionare una società e scegliere Seleziona.
    Suggerimento: per la guida su come localizzare una specifica società in una gerarchia, vedere Come navigare in una gerarchia.
  4. Selezionare le società fino a quando non siano state selezionate tutte quelle di appartenenza del nominativo, poi nella casella di dialogo Società , scegliere Chiudi.
    Risultato: le società selezionate vengono visualizzate nell'elenco Società nella casella di dialogo Aggiungi nominativo oppure nella casella di dialogo Modifica nominativo.
  5. Scegliere Chiudi.

Per visualizzare la società di appartenenza di un nominativo, attenersi alla seguente procedura:

  1. Nella casella di dialogo Aggiungi nominativo oppure Modifica nominativo scegliere il separatore Generale.
  2. Dall'elenco Società selezionare una società.
  3. In Società scegliere Visualizza.
  4. Nella casella di dialogo Visualizza società visualizzare l'elenco dei membri appartenenti alla società selezionata.
  5. Scegliere Chiudi.

Per designare la società di default di un nominativo, attenersi alla seguente procedura:

  1. Nella casella di dialogo Aggiungi nominativo oppure Modifica nominativo scegliere il separatore Generale.
  2. Effettuare una delle seguenti operazioni:
    • Se in tutte le società della tabella Società Default è impostato su FALSE andare al passo successivo.
    • Se in una qualunque società della stessa tabella Default è impostato su TRUE, selezionare Default.
      Risultato: Default viene impostato su FALSE per la società selezionata.
      Nota: in tutte le società Default deve essere stato impostato su FALSE prima di designare una nuova società di default.
  3. Dalla tabella Società, selezionare la società che si desidera rendere di default.
  4. In Società scegliere Default.
    Risultato: Default viene impostato su TRUE per la società selezionata.
  5. Scegliere OK.

Per cancellare l'assegnazione di società da un nominativo, attenersi alla seguente procedura:

  1. Nella casella di dialogo Aggiungi nominativo oppure Modifica nominativo scegliere il separatore Generale.
  2. Dall'elenco Società selezionare una società.
  3. In Società scegliere Rimuovi.
    Risultato: la società viene immediatamente rimossa dalla tabella Società relativa a questo nominativo.
  4. Scegliere OK.

Configurazione dei metodi di notifica dei nominativi

Gli utenti Tivoli Service Desk possono inviare notifiche ai nominativi attraverso uno qualunque dei metodi di notifica. Inoltre, gli analisti dell'help desk possono inviare automaticamente notifica ai contatti dopo che i problemi riportati sono stati risolti.

Determinare quali metodi di notifica devono essere utilizzati per contattare i nominativi. I metodi di notifica possono essere assegnati ai nominativi seguendo due procedure:

  • Attraverso la gestione dell'elenco di utenti e dei metodi di notifica assegnati dalla casella di dialogo Opzioni di notifica Vedere Gestione dei metodi di notifica per gli Utenti e Gruppi.
  • Attraverso la gestione dell'elenco dei metodi di notifica assegnati al nominativo selezionato nel separatore Generale della casella di dialogo Aggiungi nominativo oppure Modifica nominativo. Vedere le seguenti istruzioni.

Per assegnare un metodo di notifica ad un nominativo, attenersi alla seguente procedura:

  1. Nella casella di dialogo Aggiungi nominativo oppure Modifica nominativo scegliere il separatore Generale.
  2. In Notifiche scegliere Aggiungi.
  3. Nella casella di dialogo Metodo di notifica, dall'elenco Metodo, selezionare un metodo di notifica.
    Nota: questo elenco contiene tutti i metodi di notifica definiti per Tivoli Service Desk. Per ulteriori informazioni, vedere Gestione dei metodi di notifica.
  4. Nella casella Indirizzo, immettere l'indirizzo dell'utente mantenendo la stessa definizione utilizzata dal sistema di trasmissione messaggi esterno.
    Esempi: immettere un indirizzo e-mail, un numero di telefono per il cercapersone oppure il numero di fax.
  5. Selezionare la casella di spunta Default per renderlo metodo di default per la notifica all'utente.
  6. Scegliere OK.
    Risultato: il metodo di notifica viene visualizzato nella tabella delle notifiche della casella di dialogo Aggiungi nominativo oppure Modifica nominativo. In questo elenco, Default è impostato su TRUE se questo è il metodo di notifica designato come default per l'utente. Gli utenti possono avere un solo metodo di notifica di default.

Per modificare un metodo di notifica assegnato ad un nominativo, attenersi alla seguente procedura:

  1. Nella casella di dialogo Aggiungi nominativo oppure Modifica nominativo scegliere il separatore Generale.
  2. Dalla tabella Notifiche, selezionare un metodo di notifica.
  3. In Notifiche, scegliere Modifica.
  4. Nella casella di dialogo Metodo di notifica, dall'elenco Metodo, apportare le modifiche necessarie.
    Suggerimento: per informazioni dettagliate, vedere Per assegnare un metodo di notifica ad un nominativo..
  5. Scegliere OK.
    Risultato: il metodo di notifica modificato viene visualizzato nella tabella Notifiche della casella di dialogo Aggiungi nominativo oppure Modifica nominativo.

Per cancellare il metodo di notifica assegnato ad un nominativo:

  1. Nella casella di dialogo Aggiungi nominativo oppure Modifica nominativo scegliere il separatore Generale.
  2. Dalla tabella Notifiche, selezionare un metodo di notifica.
  3. In Notifiche, scegliere Elimina.
    Risultato: il metodo di notifica viene immediatamente rimosso dalla tabella Notifiche.

Per designare un metodo di notifica di default di un nominativo, attenersi alla seguente procedura:

  1. Nella casella di dialogo Aggiungi nominativo oppure Modifica nominativo scegliere il separatore Generale.
  2. Effettuare una delle seguenti operazioni:
    • Se in tutti i metodi di notifica della tabella Notifiche Default è impostato su FALSE, andare al passo successivo.
    • Se in un metodo di notifica della tabella Notifiche Default è impostato su TRUE, scegliere Default.
      Risultato: Default viene impostato su FALSE per la notifica selezionata.
      Nota: in tutti i metodi di notifica Default deve essere stato impostato su FALSE prima di designare un nuovo metodo di notifica di default.
  3. Dalla tabella Notifiche, selezionare un metodo di notifica che si desidera rendere di default.
  4. In Notifiche, scegliere Default.
    Risultato: Default è impostato su TRUE per il metodo di notifica selezionato.
  5. Scegliere OK.

Modifica di un nominativo

Per mantenere l'integrità dei dati, determinate informazioni come l'ID utente e il sito non possono essere modificate. In qualunque momento è possibile apportare altre modifiche, ad esempio l'aggiunta o la l'eliminazione dei diritti dell'utente o l'aggiornamento dei numeri di telefono.

Nota: se si utilizza Gestore dati distribuiti, non è possibile apportare le modifiche ai nominativi associati ad altri siti.

Per modificare un nominativo, attenersi alla seguente procedura:

  1. Nella casella di dialogo Modifica nominativo, apportare le necessarie modifiche alle informazioni relative a questo nominativo. Per ulteriori istruzioni vedere:
  2. Scegliere OK.

Visualizzazione di un nominativo

Solo se si dispone degli appropriati diritti di sicurezza è possibile apportare modifiche alle informazioni sui nominativi. Inoltre, le informazioni sugli utenti possono essere aggiunte o modificate solo in relazione ai nominativi del proprio sito. Tuttavia, è sempre possibile controllare i dettagli delle informazioni sui nominativi nel proprio database TSD visualizzando un nominativo. Le modifiche alle informazioni sui nominativi non possono essere apportate quando si visualizza un nominativo.

Per visualizzare un nominativo, attenersi alla seguente procedura:

  1. Nella casella di dialogo Visualizza nominativo, visualizzare le informazioni sul nominativo selezionato. Per eventuali chiarimenti, vedere:
  2. Scegliere OK.

Cancellazione di un nominativo

Le informazioni su un nominativo possono essere cancellate definitivamente dal database cancellando il nominativo.

Ma questa operazione non può essere effettuata in tutti i casi:

  • Gli utenti possono essere cancellati quando non hanno più la necessità di accedere a Tivoli Service Desk, eccetto nel caso in cui siano stati assegnati a delle chiamate o problemi. In questo caso, invece di cancellare un utente, è sufficiente disattivarlo. Vedere Disattivazione di un utente.
  • I contatti possono essere cancellati quando non operano più in un'ubicazione di supporto e nel caso in cui non abbiano mai effettuato il report di una chiamata o di un problema. Se su una chiamata o su un problema viene visualizzato l'ID di un contatto, invece di cancellarlo è sufficiente disattivare il contatto. Vedere Disattivazione di un contatto.

Suggerimento: per la guida su come localizzare un nominativo da cancellare, vedere Ricerca di un nominativo.

Per cancellare un nominativo, attenersi alla seguente procedura:

  • Nella casella di dialogo Nominativi selezionare un nominativo e scegliere Cancella.
    Risultato: il nominativo viene immediatamente rimosso dall'elenco dei nominativi.

Disattivazione di un nominativo

In alternativa alla cancellazione dei nominativi, i nominativi, i contatti, gli account degli utenti finali e gli utenti possono essere disattivati, deselezionando la casella di spunta Attivo nei separatori Generale, Contatto, Account utente finale o Utenti della casella di dialogo Modifica nominativo.

Caselle di spunta Attivo: le caselle di dialogo Nominativo contengono quattro caselle di spunta che indicano se un nominativo è attivo o meno.

  • La casella di spunta Attivo sul separatore Generale hanno la precedenza rispetto alle altre tre. Per attivarsi come contatto o utente, un nominativo deve anche essere attivo come nominativo. Disabilitando i nominativi, questi vengono disattivati automaticamente anche come contatti, account utenti finali o utenti.
  • Le caselle di spunta Attivo sul separatore Contatto, Account utente finale e Utente operano indipendentemente l'una dall'altra. Un nominativo può essere attivo come contatto e non attivo come utente.

Per disattivare un nominativo, attenersi alla seguente procedura:

  1. Nella casella di dialogo Modifica nominativo scegliere il separatore Generale.
  2. Deselezionare la casella di spunta Attivo.
  3. Scegliere OK.

Stampa di informazioni sui nominativi

Mentre si aggiunge, modifica o visualizza un nominativo, è anche possibile stampare un elenco dettagliato delle informazioni contenute nel proprio database su quel nominativo.

Per stampare le informazioni dettagliate su un nominativo, attenersi alla seguente procedura:

  1. Nella casella di dialogo Aggiungi nominativo, Modifica nominativo oppure Visualizza nominativo scegliere Stampa.
  2. Nella casella di dialogo Attributi report selezionare la destinazione dell'output e regolare gli altri parametri. Vedere Scelta degli attributi dell'output del report.
  3. Selezionare Accetta.
    Risultato: viene stampato un elenco dettagliato con le informazioni sul quel nominativo.

Per stampare le informazioni dettagliate o riassuntive sui nominativi selezionati, attenersi alla seguente procedura:

  1. Nella casella di dialogo Nominativi, individuare un nominativo o gruppo di nominativi. Vedere Individuazione di un nominativo.
  2. Effettuare una delle seguenti operazioni:
    • Per stampare tutte le informazioni su un nominativo, dalla tabella Nominativi, selezionare un nominativo.
    • Per stampare tutte le informazioni o le informazioni riassuntive sui nominativi selezionati, andare al passo successivo.
  3. Selezionare Stampa.
  4. Nella casella di dialogo Stampa scelta, effettuare una delle seguenti operazioni:
    • Per stampare le informazioni riassuntive su tutti i nominativi contenuti nella tabella Nominativi, selezionare Elenco di tutte le righe.
    • Per stampare le informazioni dettagliate su un nominativo selezionato nella tabella Nominativi, scegliere Dettagli della riga selezionata.
  5. Scegliere OK.
  6. Nella casella di dialogo Attributi report selezionare la destinazione dell'output e regolare gli altri parametri. Vedere Scelta degli attributi dell'output del report.
  7. Selezionare Accetta.