Søketips for Prosessportal

For å hjelpe deg med å finne en bestemt oppgave raskt på listen over oppgaver på flippen Mine oppgaver eller Lagrede søk, kan du søke etter oppgaver på disse listene.

Enkle søk

Den enkleste måten å søke etter en oppgave på, er å skrive inn ord som beskriver det du leter etter, i søkeboksen. Følgende tabell inneholder et sammendrag av hva du bør tenke på for å gjøre søkene dine mer effektive.
Tabell 1. Enkle søk
Hva leter du etter? Hvordan skal spørringen din se ut?
Oppgaver som inneholder bestemte ord eller uttrykk. La oss for eksempel tenke oss at du prøver å finne lånesøknaden du arbeider med for John Olsen. Skriv inn ordene som beskriver det du leter etter. For eksempel John Olsen lån. Selv om ordene blir automatisk kombinert for å begrense søket, kan du også bruke operatoren AND til å kombinere ordene, for eksempel John AND Smith AND loan.
Det skilles ikke mellom store og små bokstaver i søket, så du kan skrive søkeordene med små bokstaver, store bokstaver eller en kombinasjon av små og store bokstaver. For eksempel:
  • Hvis du skriver john olsen lån, får du samme resultat som for John Olsen lån eller JOHN OLSEN LÅN.
  • Hvis du skriver Müller, får du samme resultat som for MÜLLER. Søket vil imidlertid ikke returnere resultater som inneholder Muller eller Mueller.
ADVARSEL: Svartiden for søket avhenger av antall treff. Du kan forbedre svartiden ved å velge søkeord som er så eksplisitte som mulig, og kombinere disse ordene med operatoren AND.
Oppgaver som inneholder minst ett av ordene. La oss for eksempel tenke oss at du leter etter alle oppgavene dine som enten er godkjennelses- eller avslagsoppgaver. Bruk operatoren OR til å skille begrepene du leter etter. Hvis du for eksempel vil søke etter oppgaver for enten lånegodkjennelser eller låneavslag, skriver du dette: godkjennelse OR avslag

Du kan kombinere operatoren OR med operatoren AND. Hvis du for eksempel vil søke etter alle godkjennelses- eller avslagsoppgaver som er nye, skriver du dette: (godkjennelse OR avslag) AND ny

ADVARSEL: Bruk alltid store bokstaver for operatorer.
Oppgaver som inneholder ett ord, men ikke et annet ord. Bruk operatorene pluss (+) og minus (-) til å inkludere og ekskludere ord. Hvis du for eksempel vil søke etter alle oppgavene dine som inneholder ordet lån, men som ikke er boliglånoppgaver, skriver du +lån -bolig.
Oppgaver som inneholder ulike varianter av et ord, for eksempel avslå og avslag. Bruk stjerne (*) som erstatning for ett eller flere tegn på begynnelsen eller slutten av et ord, eller inne i et ord. Hvis du for eksempel vil søke etter både godkjenn og godkjennelse, skriver du dette: godkjenn*

Bruk et spørsmålstegn (?) som erstatning for ett enkelt tegn. Hvis du for eksempel vil søke etter Meyer eller Meier, skriver du dette: Me?er

Oppgaver som inneholder ord i en bestemt rekkefølge. La oss for eksempel tenke oss at du leter etter alle oppgavene dine om godkjennelse av boliglån. Sett anførselstegn rundt uttrykket. For eksempel "godkjennelse av boliglån"
ADVARSEL: Du kan ikke bruke jokertegn, det vil si stjerne (*) eller spørsmålstegn (?), i anførselstegnene.
Oppgaver som inneholder uttrykk med tegn som ikke er alfanumeriske, for eksempel en krøllalfa (@) eller et et-tegn (&). Sett anførselstegn rundt uttrykket. For eksempel "olanordmann@minbedrift.no" eller "Asbjørnsen&Moe"

Søk etter bestemte typer informasjon

Hvis du vil avgrense søket, kan du søke etter prosessforekomstnavn eller ord på emnelinjen. I slike tilfeller kan du sette feltnavnet foran søkeordet. Du kan kombinere feltsøk og enkle søk.

Følgende tabell viser et sammendrag av feltene du kan søke på.
Tabell 2. Søk etter bestemte typer informasjon
Hva leter du etter? Hvilket felt skal du bruke? Hvilke ord skal du ta med? Hvordan skal spørringen din se ut?
Oppgaver med en bestemt emnelinje. subject: Ord fra emnet for oppgaven. For eksempel:
  • Hvis du leter etter en bestemt faktura på emnelinjen, kan du skrive: subject:Faktura subject:49723
  • Hvis du vet noe av teksten på en emnelinje, skriver du det: subject:"Start kredittsjekk"
Alle oppgavene som tilhører en prosessforekomst med et bestemt navn. instancename: Ord fra prosessforekomstnavnet. For eksempel:
  • Hvis du vet det nøyaktige navnet, skriver du det: instancename:"Kontroller søknad om lån - 10247"
  • Hvis du bare vet deler av navnet, skriver du det: instancename:søknad instancename:lån

Søk etter forretningsdata

Du kan søke etter oppgaver om inneholder data i felt som er spesifikke for virksomheten din, for eksempel kundenavn, kundeadresse eller en forfallsdato.
ADVARSEL: Forretningsdatafelt er søkbare bare hvis de tilsvarende forretningsdataene ble gjort tilgjengelig for søk da prosessen ble utformet.
Tabellen nedenfor viser et sammendrag av syntaksen for søk i forretningsdata.
Tabell 3. Syntaks for søk i forretningsdata
Hva leter du etter? Hvordan skal spørringen din se ut?
Ord i forretningsdatafelt Inkluder navnet på feltet i søket.

For å finne navnet på et felt går du til oppgaveområdet for en oppgave og holder musepekeren over etiketten for feltet. Hvis etiketten for dataene for eksempel er Kundenavn, og den dynamiske hjelpen for etiketten viser customername, skriver du customername:

Ord som inneholder noen av følgende spesialtegn: + - ! ( ) { } [ ] ^ " ~ * ? : \ Skriv en omvendt skråstrek foran tegnet.

Hvis for eksempel kundenavnet er MinBedrift! og feltetiketten er customername, skriver du customername:"MinBedrift\!"

Numeriske data i forretningsdatafelt Skriv et tallområde. Bruk operatoren TO til å kombinere tall i området.

Hvis du for eksempel vil søke etter tall i området 1 til og med 9 i kundeadressefeltet, skriver du: customeraddress:[1 TO 9]

Hvis du bare vil søke etter tallet 9, skriver du: customeraddress:[9 TO 9]

Datoer i forretningsdatafelt Oppgi datoen i UTC-format (Coordinated Universal Time): år, måned, dag (ÅÅÅÅMMDD) uttrykt som et tidsrom. Bruk operatoren TO til å kombinere datoene i tidsrommet.
Tips: For å håndtere eventuelle tidssoneproblemer kan du søke fra dagen før til dagen etter datoen du egentlig er interessert i.

La oss for eksempel tenke oss at du ønsker å finne oppgaver som er knyttet til ordre fra 1. februar 2012. I søket ditt bruker du da 31. januar 2012 som startdato og 2. februar 2012 som sluttdato. Hvis etiketten for ordredatofeltet er orderdate, skriver du: orderdate:[20120131 TO 20120202]