Wskazówki dotyczące wyszukiwania w portalu Process Portal

Funkcja wyszukiwania czynności umożliwia szybkie odnajdywanie określonej czynności na liście czynności karty Moje czynności lub karty Zapisane wyszukiwania.

Wyszukiwania proste

Najłatwiejszym sposobem wyszukania czynności jest wprowadzenie w polu wyszukiwania terminów opisujących poszukiwaną czynność. W poniższej tabeli podsumowane zostały uwagi ułatwiające bardziej efektywne wyszukiwanie.
Tabela 1. Wyszukiwania proste
Czego szukasz? Jak powinno wyglądać zapytanie?
Czynności zawierające określone terminy. Na przykład użytkownik próbuje znaleźć wniosek kredytowy, nad którym właśnie pracuje, złożony przez Jana Kowalskiego. Wprowadź terminy opisujące, czego szukasz. Na przykład Jan Kowalski kredyt. Terminy są automatycznie łączone w celu zawężenia zakresu wyszukiwania, można jednak użyć również operatora AND w celu połączenia terminów, na przykład Jan AND Kowalski AND kredyt.
Podczas wyszukiwania wielkość liter nie jest rozróżniana, dlatego terminy można wprowadzać z użyciem małych liter, wielkich liter lub kombinacji małych i wielkich liter. Na przykład:
  • Jeśli wprowadzony zostanie tekst jan kowalski kredyt, wyszukiwanie zwróci takie same wyniki, jak po wprowadzeniu tekstu Jan Kowalski kredyt lub JAN KOWALSKI KREDYT.
  • Jeśli wprowadzony zostanie tekst Müller, wyszukiwanie zwróci takie same wyniki, jak po wprowadzeniu tekstu MÜLLER. Wyszukiwanie nie zwróci jednak wyników zawierających tekst Muller lub Mueller.
Ostrzeżenie: czas odpowiedzi wyszukiwania zależy od liczby trafień. Czas ten można skrócić, wybierając terminy wyszukiwania, które są możliwie najbardziej jednoznaczne, jak również łącząc terminy operatorem AND.
Czynności zawierające jeden termin lub inny. Na przykład użytkownik szuka wszystkich czynności, które są czynnościami zatwierdzenia lub odrzucenia. Należy rozdzielić wyszukiwane terminy za pomocą operatora OR. Aby na przykład znaleźć czynności zatwierdzenia lub odrzucenia kredytu, należy wprowadzić łańcuch: zatwierdzenie OR odrzucenie.

Istnieje możliwość połączenia operatora OR z operatorem AND. Aby na przykład znaleźć wszystkie nowe czynności zatwierdzenia lub odrzucenia, należy wprowadzić łańcuch: (zatwierdzenie OR odrzucenie) AND nowe.

Ostrzeżenie: operatory należy pisać zawsze wielkimi literami.
Czynności zawierające jeden termin, ale nie zawierające innego. Aby uwzględnić lub wykluczyć termin, należy użyć znaku plus (+) lub minus (-). Aby na przykład znaleźć wszystkie czynności zawierające termin kredyt, ale nie kredyt mieszkaniowy, należy wprowadzić łańcuch: +kredyt -mieszkaniowy.
Czynności zawierające różne odmiany terminu, na przykład: odrzucić i odrzucenie. Znak gwiazdki (*) umożliwia zastąpienie jednego lub większej liczby znaków na początku, na końcu lub w obrębie terminu. Aby na przykład znaleźć zarówno termin odrzucić, jak i odrzucenie, należy wprowadzić łańcuch: odrzuc*.

Znak zapytania (?) służy do zastępowania pojedynczych znaków. Aby na przykład znaleźć użytkownika Nowacki lub Nowicki, należy wprowadzić łańcuch: Now?cki.

Czynności zawierające zbiór terminów w dokładnie określonej kolejności. Na przykład użytkownik szuka wszystkich czynności zatwierdzenia kredytu mieszkaniowego. Należy wokół terminów umieścić znaki cudzysłowu. Na przykład: "zatwierdzenie kredytu mieszkaniowego".
Ostrzeżenie: nie można dodawać znaków wieloznacznych, gwiazdki (*) ani znaku zapytania (?)w ramach znaków cudzysłowu.
Czynności zawierające terminy zapisane z użyciem znaków innych niż alfanumeryczne, na przykład znaku @ lub &. Należy wokół terminów umieścić znaki cudzysłowu. Na przykład "jannowak@moja_firma.com" lub "Smith&Jones"

Wyszukiwania informacji określonego rodzaju

Aby zawęzić wyszukiwanie, w wierszu tematu można wprowadzić nazwę instancji procesu lub terminy z nim związane. W takim przypadku można wyszukiwany termin poprzedzić przyrostkiem odpowiadającym nazwie pola. Wyszukiwania pól można połączyć z wyszukiwaniami prostymi.

W poniższej tabeli podsumowane zostały pola, które można przeszukiwać.
Tabela 2. Wyszukiwania informacji określonego rodzaju
Czego szukasz? Którego pola należy użyć? Jakie terminy należy uwzględnić? Jak powinno wyglądać zapytanie?
Czynności z określonym wierszem tematu. subject: Dowolne terminy z tematu czynności. Na przykład:
  • Jeśli poszukiwana jest określona faktura w wierszu tematu, należy wprowadzić tekst: subject:Faktura subject:49723
  • Jeśli znana jest fraza z wiersza tematu, należy wprowadzić tekst: subject:"Inicjowanie sprawdzenia zdolności kredytowej"
Wszystkie czynności należące do instancji procesu o określonej nazwie. instancename: Dowolne terminy z nazwy instancji procesu. Na przykład:
  • Jeśli znana jest dokładna nazwa, należy wprowadzić tekst: instancename:"Sprawdzenie wniosku kredytowego - 10247"
  • Jeśli znane są tylko części nazwy, należy wprowadzić tekst: instancename:Kredyt instancename:Wniosek

Wyszukiwanie danych biznesowych

Istnieje możliwość wyszukiwania czynności zawierających dane w polach, specyficzne dla danej działalności, takie jak nazwa klienta, adres klienta lub data złożenia zamówienia.
Ostrzeżenie: pola z danymi biznesowymi można przeszukiwać tylko jeśli odpowiednie dane biznesowe zostały udostępnione do wyszukiwania podczas tworzenia procesu.
Składnia do wyszukiwania danych biznesowych została przedstawiona w następującej tabeli.
Tabela 3. Składnia do wyszukiwania danych biznesowych
Czego szukasz? Jak powinno wyglądać zapytanie?
Terminy w polach z danymi biznesowymi Tworzone wyszukiwanie powinno zawierać nazwę pola.

Aby znaleźć nazwę pola, należy w obszarze czynności umieścić kursor myszy nad etykietą pola. Jeśli na przykład etykietą danych jest Nazwa klienta, a w pomocy w dymku wyświetlany jest łańcuch customerName, należy użyć w wyszukiwaniu nazwy pola customername:.

Terminy zawierające jeden z następujących znaków specjalnych: + - ! ( ) { } [ ] ^ " ~ * ? : \ Przed znakiem należy umieścić ukośnik odwrotny.

Jeśli firma nazywa się na przykład MojaFirma!, a etykieta pola zawiera łańcuch customername, należy wpisać łańcuch customername:"MojaFirma\!"

Dane liczbowe w polach z danymi biznesowymi Należy wprowadzić zakres liczb. Liczby w zakresie można łączyć przy użyciu operatora TO.

Wyszukując na przykład liczby z zakresu od 1 do 9 w polu adresu klienta, należy wprowadzić łańcuch: customeraddress:[1 TO 9]

W przypadku wyszukiwania tylko liczby 9 należy wprowadzić łańcuch: customeraddress:[9 TO 9]

Daty w polach z danymi biznesowymi Datę, wyrażoną jako zakres dat, należy wprowadzić w formacie czasu uniwersalnego (UTC): rok, miesiąc, dzień, (RRRRYMMDD). Daty w zakresie można łączyć przy użyciu operatora TO.
Wskazówka: w celu rozwiązania wszelkich problemów związanych ze strefą czasową, wyszukiwanie należy skonfigurować od dnia poprzedzającego do dnia następującego po aktualnie wyszukiwanej dacie.

Przypuśćmy, że użytkownik chce na przykład znaleźć czynności powiązane z zamówieniami z 1 lutego 2012. W ramach wyszukiwania jako datę początkową należy określić 31 stycznia 2012, a jako datę końcową 2 lutego 2012. Jeśli etykieta pola z datą zamówienia zawiera łańcuch orderdate, należy wprowadzić łańcuch: orderdate:[20120131 TO 20120202]