Suchtipps für Process Portal

Damit Sie eine bestimmte Task in der Taskliste auf der Registerkarte Eigene Tasks bzw. Gespeicherte Suchvorgänge schnell finden, können Sie diese Listen nach Tasks durchsuchen.

Einfache Suche

Der einfachste Weg, um nach einer Task zu suchen, ist die Eingabe von Begriffen, die Ihr Suchziel beschreiben, in das Suchfeld. In der folgenden Tabelle werden die Aspekte zusammengefasst, die Sie bei einer effektiveren Gestaltung Ihrer Suche unterstützen.
Tabelle 1. Einfache Suche
Was suchen Sie? Wie soll die Abfrage aussehen?
Tasks mit bestimmten Begriffen. Beispiel: Sie versuchen, den Darlehensantrag zu finden, den Sie für John Smith bearbeiten. Geben Sie die Begriffe ein, die Ihr Suchziel beschreiben. Beispiel: John Smith loan. Wenngleich Begriffe automatisch kombiniert werden, um die Suche einzugrenzen, können Sie auch den Operator AND verwenden, um die Begriffe zu kombinieren. Beispiel: John AND Smith AND loan.
Bei der Suche muss nicht auf die Groß-/Kleinschreibung geachtet werden; Sie können also Begriffe in Kleinbuchstaben, in Großbuchstaben oder in einer Kombination von Kleinschreibung und Großschreibung eingeben. Beispiele:
  • Wenn Sie john smith loan eingeben, gibt die Suche dieselben Ergebnisse zurück wie bei Eingabe von John Smith loan oder JOHN SMITH LOAN.
  • Wenn Sie Müller eingeben, gibt die Suche dieselben Ergebnisse zurück wie bei Eingabe von MÜLLER. Die Suche gibt jedoch keine Ergebnisse zurück, die Muller oder Mueller enthalten.
Achtung: Die Antwortzeit beim Suchen hängt von der Anzahl der gefundenen Suchbegriffe ab. Sie können die Antwortzeit verbessern, indem Sie Suchbegriffe auswählen, die so explizit wie möglich sind, und indem Sie diese begriffe mit dem Operator AND kombinieren.
Tasks mit dem einen ODER einem anderen Begriff. Sie suchen beispielsweise nach allen Tasks, bei denen es sich entweder um Genehmigungs- oder um Zurückweisungstasks handelt. Verwenden Sie den Operator OR, um die Begriffe voneinander zu trennen, nach denen Sie suchen. Wenn Sie beispielsweise nach Tasks für eine Kreditgenehmigung ODER eine Kreditzurückweisung suchen, können Sie Folgendes eingeben: approval OR rejection.

Sie können den Operator OR mit dem Operator AND kombinieren. Wenn Sie beispielsweise nach neuen Genehmigungs- oder Zurückweisungstasks suchen, geben Sie Folgendes ein: (approval OR rejection) AND new.

Achtung: Die Operatoren müssen immer in Großbuchstaben eingegeben werden.
Tasks mit dem einen, aber nicht dem anderen Begriff. Verwenden Sie den Plus- und den Minusoperator (+ und -), um Begriffe in die Suche ein- und aus der Suche auszuschließen. Wenn Sie beispielsweise nach sämtlichen Tasks suchen möchten, die den Begriff 'loan', aber nicht den Begriff 'home' enthalten sollen, geben Sie Folgendes ein: +loan -home.
Tasks mit unterschiedlichen Variationen eines Begriffs, z. B. 'reject' und 'rejection'. Verwenden Sie einen Stern (*) als Ersatz für ein oder mehrere Zeichen am Anfang oder am Ende eines Begriffs oder innerhalb eines Begriffs. Geben Sie Folgendes ein, wenn Sie beispielsweise sowohl nach 'reject' als auch nach 'rejection' suchen möchten: reject*.

Verwenden Sie ein Fragezeichen (?) als Ersatz für einzelne Zeichen. Beispiel: Wenn Sie nach 'Meyer' oder 'Meier' suchen wollen, geben Sie Folgendes ein: Me?er

Tasks mit einer Reihe von Begriffen in einer genauen Reihenfolge. Sie suchen beispielsweise nach allen Tasks vom Typ 'home loan approval'. Setzen Sie die Begriffe in Anführungszeichen. Beispiel: "home loan approval"
Achtung: Sie können keine Platzhalterzeichen, den Stern (*) oder das Fragezeichen (?)innerhalb der Anführungszeichen verwenden.
Tasks, die Begriffe mit nicht alphanumerischen Zeichen enthalten, wie beispielsweise ein kommerzielles A (@) oder ein Et-Zeichen (&). Setzen Sie die Begriffe in Anführungszeichen. Beispielsweise "johndoe@mycompany.com", oder "Smith&Jones"

Suchen für bestimmte Typen von Informationen

Um Ihre Suche einzugrenzen, kann es sinnvoll sein, nach dem Namen der Prozessinstanz oder Begriffen in der Betreffzeile zu suchen. In diesem Fall können Sie vor Ihren Suchbegriff den entsprechenden Feldnamen setzen. Sie können feldspezifische Suchen mit einfachen Suchen kombinieren.

In der folgenden Tabelle werden die Felder zusammengefasst, nach denen Sie suchen können.
Tabelle 2. Suchen für bestimmte Typen von Informationen
Was suchen Sie? Welches Feld ist zu verwenden? Welche Begriffe sind einzubeziehen? Wie soll die Abfrage aussehen?
Tasks mit einer bestimmten Betreffzeile. subject: Sämtliche Begriffe aus dem Betreff der Task. Beispiele:
  • Wenn Sie nach einer bestimmten Rechnung in der Betreffzeile suchen, geben Sie Folgendes ein: subject:Invoice subject:49723
  • Wenn Sie nur eine Wortfolge aus der Betreffzeile kennen, geben Sie Folgendes ein: subject:"Initiate Credit Check"
Alle Tasks, die zu einer Prozessinstanz mit einem bestimmten Namen gehören. instancename: Sämtliche Begriffe aus dem Namen der Prozessinstanz. Beispiele:
  • Wenn Sie den genauen Namen kennen, geben Sie Folgendes ein: instancename:"Check Loan Application - 10247"
  • Wenn Sie nur Teile des Namens kennen, geben Sie Folgendes ein: instancename:Loan instancename:Application

Suchen nach Geschäftsdaten

Sie können nach Tasks suchen, die Daten in Feldern beinhalten, die für Ihr Geschäft spezifisch sind, z. B. der Kundenname, die Kundenadresse oder das Auftragsdatum.
Achtung: Feldern mit Geschäftsdaten können nur durchsucht werden, wenn die entsprechenden Geschäftsdaten zum Zeitpunkt des Prozessentwurfs zum Suchen verfügbar gemacht wurden.
Die folgende Tabelle fasst die Syntax für Suchvorgänge in Geschäftsdaten zusammen:
Tabelle 3. Syntax für Suchvorgänge in Geschäftsdaten
Was suchen Sie? Wie soll die Abfrage aussehen?
Begriffe in Geschäftsdatenfeldern Schließen Sie den Namen des Felds in Ihre Suche ein.

Um nach dem Namen eines Felds zu suchen, müssen Sie im Taskbereich für eine bestimmte Task den Mauszeiger über die Beschriftung des Felds bewegen. Beispiel: Wenn die Beschriftung für die Daten Customer Name lautet und die Kurzinfo für die Beschriftung customername anzeigt, geben Sie customername ein:

Begriffe mit einem der folgenden Sonderzeichen: + - ! ( ) { } [ ] ^ " ~ * ? : \ Stellen Sie jedem dieser Zeichen einen Backslash (umgekehrten Schrägstrich) voran.

Beispiel: Lautet der Name des Kunden 'MyCompany!' und die Feldbeschriftung customername, geben Sie customername:"MyCompany\!" ein.

Numerische Daten in Geschäftsdatenfeldern Geben Sie einen Zahlenbereich ein. Verwenden Sie den Operator TO, um Zahlen im Bereich zu kombinieren.

Beispiel: Wenn Sie im Feld für die Kundenadresse (customeraddress) nach einer Zahl im Bereich von 1 bis 9 suchen, geben Sie Folgendes ein: customeraddress:[1 TO 9]

Wenn Sie nur nach der Zahl 9 suchen, geben Sie Folgendes ein: customeraddress:[9 TO 9]

Datumsangaben in Geschäftsdatenfeldern Geben Sie das Datum in der koordinierten Weltzeit (UTC, Coordinated Universal Time) im folgenden Format ein: Jahr, Monat, Tag (JJJJMMTT), ausgedrückt als Datumsbereich. Verwenden Sie den Operator TO, um die Datumsangaben im Bereich zu kombinieren.
Tipp: Um eventuelle Probleme mit Zeitzonen zu umgehen, suchen Sie vom Tag vor bis zum Tag nach dem Datum, das Sie tatsächlich interessiert.

Beispiel: Um Tasks im Zusammenhang mit Bestellungen vom 1. Februar 2012 zu suchen, gehen Sie wie folgt vor: Verwenden Sie in Ihrer Suche den 31. Januar 2012 als Anfangsdatum und den 2. Februar 2012 als Enddatum. Lautet die Beschriftung für das Bestelldatumsfeld orderdate, geben Sie Folgendes ein: orderdate:[20120131 TO 20120202]