Siden Process Portal Arbeid: Søketips

Finn en bestemt oppgave raskt på listen over oppgaver på siden Arbeid.

ADVARSEL: Hvis du bruker Process Portal på en iPad eller språket er satt til Arabisk eller Hebraisk i brukerinnstillingene for Process Portal, virker søking og filtrering på dashbordsidene på samme måte som på siden Arbeid.

I tillegg er bare oppgavebaserte lagrede søk søkbare.

Enkle søk

Den enkleste måten å søke etter en oppgave på, er å skrive inn ord som beskriver det du leter etter, i søkeboksen.
Tips: Hvis du vil fjerne søkeresultatene og gå tilbake til listen over oppgaver, klikker du på ikonet X i søkefeltet.
Følgende tabell inneholder tips om hvordan du kan gjøre søkene dine mer effektive.
Tabell 1. Enkle søk
Hva leter du etter? Hvordan skal spørringen din se ut?
Oppgaver som inneholder bestemte ord eller uttrykk. La oss for eksempel tenke oss at du prøver å finne lånesøknaden du arbeider med for John Olsen. Skriv inn ordene som beskriver det du leter etter. For eksempel John Olsen lån. Selv om ordene blir automatisk kombinert for å begrense søket, kan du også bruke operatoren AND til å kombinere ord, for eksempel John AND Smith AND loan.
Siden det ikke skilles mellom store og små bokstaver i søket, kan du skrive søkeordene med små bokstaver, store bokstaver eller en kombinasjon av små og store bokstaver. For eksempel:
  • Hvis du skriver john olsen lån, får du samme resultat som for John Olsen lån eller JOHN OLSEN LÅN.
  • Hvis du skriver Müller, får du samme resultat som for MÜLLER. Søket returnerer imidlertid ikke resultater som inneholder Muller eller Mueller.
ADVARSEL: Svartiden for søket avhenger av antall treff. Du kan forbedre svartiden ved å velge søkeord som er så eksplisitte som mulig, og kombinere disse ordene med operatoren AND.
Oppgaver som inneholder minst ett av ordene. La oss for eksempel tenke oss at du leter etter alle oppgavene dine som enten er godkjennelses- eller avslagsoppgaver. Hvis du vil skille begrepene du søker etter, bruker du operatoren OR. Hvis du for eksempel vil søke etter oppgaver for enten lånegodkjennelser eller låneavslag, skriver du godkjennelse OR avslag

Du kan kombinere operatoren OR med operatoren AND. Hvis du for eksempel vil søke etter alle godkjennelses- eller avslagsoppgaver som er nye, skriver du (godkjennelse OR avslag) AND ny

ADVARSEL: Bruk alltid store bokstaver for operatorer.
Oppgaver som inneholder ett ord, men ikke et annet ord Bruk operatorene pluss (+) og minus (-) sammen for å inkludere og ekskludere ord. Hvis du for eksempel vil søke etter alle oppgavene dine som inneholder ordet lån, men som ikke er boliglånoppgaver, skriver du +lån -bolig.
ADVARSEL: Start alltid denne typen spørring med plussoperatoren (+). Du kan ikke bruke minusoperatoren (-) uten plussoperatoren (+).
Oppgaver som inneholder ulike varianter av et ord, for eksempel avslå og avslag Bruk et spørsmålstegn (?) som erstatning for ett enkelt tegn i uttrykk. Hvis du for eksempel vil søke etter Meyer eller Meier, skriver du Me?er

Bruk stjerne (*) som erstatning for ett eller flere tegn på begynnelsen, på slutten eller inne i et ord. Hvis du for eksempel vil søke etter både godkjenn og godkjennelse, skriver du godkjenn*

Oppgaver som inneholder ord i en bestemt rekkefølge. La oss for eksempel tenke oss at du leter etter alle oppgavene dine om godkjennelse av boliglån. Sett anførselstegn rundt uttrykket. For eksempel "godkjennelse av boliglån"
ADVARSEL: Du kan ikke bruke jokertegn, det vil si stjerne (*) eller spørsmålstegn (?), i anførselstegnene.
Oppgaver som inneholder uttrykk med tegn som ikke er alfanumeriske, for eksempel en krøllalfa (@) eller et et-tegn (&) Sett anførselstegn rundt uttrykket. For eksempel "olanordmann@minbedrift.no" eller "Asbjørnsen&Moe"

Søke etter bestemte typer informasjon

Hvis du vil avgrense søket, for eksempel for å søke etter bestemte typer informasjon, kan du søke etter prosessforekomstnavn eller ord på emnelinjen. I slike tilfeller kan du sette feltnavnet foran søkeordet. Du kan kombinere feltsøk og enkle søk.

Du kan bruke følgende felt for oppgaver og prosessforekomst i søkene dine.
Tabell 2. Søk etter bestemt oppgaverelatert informasjon
Hva leter du etter? Hvilket felt skal du bruke? Hvilke ord skal du ta med? Hvordan skal spørringen din se ut?
Oppgaver med en bestemt emnelinje subject: Ord fra emnet for oppgaven
  • Hvis du leter etter en bestemt faktura på emnelinjen, kan du skrive subject:Faktura subject:49723
  • Hvis du vet noe av teksten på en emnelinje, skriver du subject:"Start kredittsjekk"
Oppgavene som tilhører en prosessforekomst med et bestemt navn instancename: Ord fra prosessforekomstnavnet
  • Hvis du vet det nøyaktige navnet, skriver du instancename:"Kontroller søknad om lån - 10247"
  • Hvis du bare vet deler av navnet, skriver du instancename:søknad instancename:lån
Oppgavene som tilhører en prosessforekomst med et bestemt applikasjonsnavn application: Ord fra applikasjonsnavnet
  • Hvis du vet det nøyaktige navnet, skriver du application:"Standard Hiring Package"
  • Hvis du bare vet deler av navnet, skriver du application:Hiring application:Standard
Oppgaver som er i faresonen på en bestemt dato, eller i et tidsrom atriskdate: Datoen i UTC-format (Coordinated Universal Time): år, måned, dag [ÅÅÅÅMMDD] uttrykt som et tidsrom. Du kan skrive inn bare året [ÅÅÅÅ] eller ta med timer, minutter og sekunder [ÅÅÅÅMMDDTTMMSS]. Sett hver enkelt dato i tidsrommet i hakeparenteser.
Tips: For å håndtere tidssoneproblemer kan du søke fra dagen før til dagen etter datoen du egentlig er interessert i.

Bruk operatoren TO til å kombinere datoer.

Alle datoer er UTC.
  • For en bestemt dato, for eksempel 15. juni 2013, skriver du atriskdate:[20130614] TO [20130616]
  • For en periode, for eksempel 15. - 30. juni 2013, skriver du atrisk:[20130614 TO 20130701]
Husk: Bruk alltid store bokstaver for operatorer.
Oppgavene som tilhører en bestemt forretningsprosessdefinisjon (BPD) bpd: Ord fra navnet på forretningsprosessdefinisjonen
  • Hvis du vet det nøyaktige navnet på forretningsprosessdefinisjonen, skriver du bpd:"hiring process"
  • Hvis du bare vet deler av navnet, skriver du bpd:hiring
Oppgavene som ble opprettet på en bestemt dato, eller i et tidsrom createdate: Datoen i UTC-format (Coordinated Universal Time): år, måned, dag [ÅÅÅÅMMDD] uttrykt som et tidsrom. Du kan skrive inn bare året [ÅÅÅÅ] eller ta med timer, minutter og sekunder [ÅÅÅÅMMDDTTMMSS]. Sett hver enkelt dato i tidsrommet i hakeparenteser.
Tips: For å håndtere tidssoneproblemer kan du søke fra dagen før til dagen etter datoen du egentlig er interessert i.

Bruk operatoren TO til å kombinere datoer.

Alle datoer er UTC.
  • For en bestemt dato, for eksempel 15. juni 2013, skriver du createdate:[20130614] TO [20130616]
  • For en periode, for eksempel 15. - 30. juni 2013, skriver du createdate:[20130614 TO 20130701]
Husk: Bruk alltid store bokstaver for operatorer.
Oppgaver som forfaller på en bestemt dato, eller i et tidsrom duedate: Datoen i UTC-format (Coordinated Universal Time): år, måned, dag [ÅÅÅÅMMDD] uttrykt som et tidsrom. Du kan skrive inn bare året [ÅÅÅÅ] eller ta med timer, minutter og sekunder [ÅÅÅÅMMDDTTMMSS]. Sett hver enkelt dato i tidsrommet i hakeparenteser.
Tips: For å håndtere tidssoneproblemer kan du søke fra dagen før til dagen etter datoen du egentlig er interessert i.

Bruk operatoren TO til å kombinere datoer.

Alle datoer er UTC.
  • For en bestemt dato, for eksempel 15. juni 2013, skriver du duedate:[20130614] TO [20130616]
  • For en periode, for eksempel 15. - 30. juni 2013, skriver du duedate:[20130614 TO 20130701]
Husk: Bruk alltid store bokstaver for operatorer.
Oppgavene som tilhører en prosessforekomst med en bestemt ID instanceid: Den numeriske IDen for prosessforekomsten instanceid:57824
Oppgaver med et bestemt navn activityname: Ord fra oppgavenavnet
  • Hvis du vet det nøyaktige navnet, skriver du activityname:"Send rekvisisjon"
  • Hvis du bare vet deler av navnet, skriver du activityname:rekvisisjon
En bestemt oppgave-ID taskid: Oppgavens numeriske ID taskid:12345
Oppgaver som eies av noen med et bestemt brukerpåloggingsnavn username: Brukernavnet username:jolsen
Oppgaver som eies av noen med det oppgitte navnet userfullname: Hele eller deler av en brukers fulle navn
  • Hvis du kjenner brukerens fulle navn, skriver du userfullname:"john olsen"
  • Hvis du bare vet deler av navnet, skriver du userfullname:john userfullname:olsen
Oppgaver tildelt til en bestemt gruppe teamname: Hele eller deler av gruppenavnet teamname:regnskap
Alle oppgaver som brukere har påtatt seg isassignedtouser: En av følgende verdier: true, false. Hvis du for eksempel vil søke etter oppgaver som ingen har påtatt seg ennå, skriver du isassignedtouser:false
Tabell 3. Søk etter bestemt forekomstrelatert informasjon på sidene på dashbordet Prosesstatus.
ADVARSEL: Følgende verdier gjelder bare hvis du bruker Process Portal på en iPad eller språket er satt til Arabisk eller Hebraisk i brukerinnstillingene for Process Portal.
Hva leter du etter? Hvilket felt skal du bruke? Hvilke ord skal du ta med? Hvordan skal spørringen din se ut?
Prosessforekomstene som tilhører en prosess med et bestemt applikasjonsnavn application: Ord fra applikasjonsnavnet
  • Hvis du vet det nøyaktige navnet, skriver du application:"Standard Hiring Package"
  • Hvis du bare vet deler av navnet, skriver du application:Hiring application:Standard
Prosessforekomstene som tilhører en prosess med et bestemt navn instancename: Ord fra prosessforekomstnavnet
  • Hvis du vet det nøyaktige navnet, skriver du instancename:"Kontroller søknad om lån - 10247"
  • Hvis du bare vet deler av navnet, skriver du instancename:søknad instancename:lån
Prosessforekomstene som tilhører en bestemt forretningsprosessdefinisjon (BPD) bpd: Ord fra navnet på forretningsprosessdefinisjonen
  • Hvis du vet det nøyaktige navnet på forretningsprosessdefinisjonen, skriver du bpd:"hiring process"
  • Hvis du bare vet deler av navnet, skriver du bpd:hiring
Prosessforekomster som er i faresonen på en bestemt dato, eller i et tidsrom instanceatriskdate: Datoen i UTC-format (Coordinated Universal Time): år, måned, dag [ÅÅÅÅMMDD] uttrykt som et tidsrom. Du kan skrive inn bare året [ÅÅÅÅ] eller ta med timer, minutter og sekunder [ÅÅÅÅMMDDTTMMSS]. Sett hver enkelt dato i tidsrommet i hakeparenteser.
Tips: For å håndtere tidssoneproblemer kan du søke fra dagen før til dagen etter datoen du egentlig er interessert i.

Bruk operatoren TO til å kombinere datoer.

Alle datoer er UTC.
  • For en bestemt dato, for eksempel 15. juni 2013, skriver du instanceatriskdate:[20130614] TO [20130616]
  • For en periode, for eksempel 15. - 30. juni 2013, skriver du instanceatriskdate:[20130614 TO 20130701]
Husk: Bruk alltid store bokstaver for operatorer.
Prosessforekomster som ble opprettet på en bestemt dato, eller i et tidsrom instancecreatedate: Datoen i UTC-format (Coordinated Universal Time): år, måned, dag [ÅÅÅÅMMDD] uttrykt som et tidsrom. Du kan skrive inn bare året [ÅÅÅÅ] eller ta med timer, minutter og sekunder [ÅÅÅÅMMDDTTMMSS]. Sett hver enkelt dato i tidsrommet i hakeparenteser.
Tips: For å håndtere tidssoneproblemer kan du søke fra dagen før til dagen etter datoen du egentlig er interessert i.

Bruk operatoren TO til å kombinere datoer.

Alle datoer er UTC.
  • For en bestemt dato, for eksempel 15. juni 2013, skriver du instancecreatedate:[20130614] TO [20130616]
  • For en periode, for eksempel 15. - 30. juni 2013, skriver du instancecreatedate:[20130614 TO 20130701]
Husk: Bruk alltid store bokstaver for operatorer.
Prosessforekomster som forfaller på en bestemt dato, eller i et tidsrom instanceduedate: Datoen i UTC-format (Coordinated Universal Time): år, måned, dag [ÅÅÅÅMMDD] uttrykt som et tidsrom. Du kan skrive inn bare året [ÅÅÅÅ] eller ta med timer, minutter og sekunder [ÅÅÅÅMMDDTTMMSS]. Sett hver enkelt dato i tidsrommet i hakeparenteser.
Tips: For å håndtere tidssoneproblemer kan du søke fra dagen før til dagen etter datoen du egentlig er interessert i.

Bruk operatoren TO til å kombinere datoer.

Alle datoer er UTC.
  • For en bestemt dato, for eksempel 15. juni 2013, skriver du instanceduedate:[20130614] TO [20130616]
  • For en periode, for eksempel 15. - 30. juni 2013, skriver du instanceduedate:[20130614 TO 20130701]
Husk: Bruk alltid store bokstaver for operatorer.
En bestemt prosessforekomst instanceid: Den numeriske IDen for prosessforekomsten instanceid:57824

Søk etter forretningsdata

Du kan søke etter oppgaver om inneholder data i felt som er spesifikke for virksomheten din, for eksempel kundenavn, kundeadresse eller en forfallsdato.
ADVARSEL: Forretningsdatafelt er søkbare bare hvis de tilsvarende forretningsdataene ble gjort tilgjengelig for søk da prosessen ble utformet.
Du kan bruke følgende syntaks for søk i forretningsdata.
Tabell 4. Syntaks for søk i forretningsdata
Hva leter du etter? Hvordan skal spørringen din se ut?
Ord i forretningsdatafelt Inkluder navnet på feltet i søket.

For å finne navnet på et felt går du til oppgaveområdet for en oppgave og holder musepekeren over etiketten for feltet. Hvis etiketten for dataene for eksempel er Kundenavn, og den dynamiske hjelpen for etiketten viser customername, skriver du customername:

Ord som inneholder noen av følgende spesialtegn: + - ! ( ) { } [ ] ^ " ~ * ? : \
  • Siden spesialtegn ikke blir indeksert, kan du erstatte tegnet i søket ditt med et blanktegn.
  • Hvis du tar med spesialtegnet i søket, må du sette en omvendt skråstrek (\) foran tegnet. Hvis for eksempel kundenavnet er MinBedrift! og feltetiketten er customername, skriver du customername:"MinBedrift\!"
ADVARSEL: Du kan ikke bruke jokertegn, det vil si stjerne (*) eller spørsmålstegn (?), i søkespørringer som inneholder spesialtegn.
Numeriske data i forretningsdatafelt Hvis du vil søke etter et tall, for eksempel 9 i kundeadressefeltet, skriver du customeraddress:9

Hvis du vil søke etter tall i et verdiområde, bruker du operatoren TO.

Hvis du for eksempel vil søke etter tall i området 1 til og med 9 i kundeadressefeltet, skriver du customeraddress:[1 TO 9]

Datoer i forretningsdatafelt Oppgi datoen i UTC-format: år, måned, dag (ÅÅÅÅMMDD) uttrykt som et tidsrom. Bruk operatoren TO til å kombinere datoene i tidsrommet.
Tips: For å håndtere tidssoneproblemer kan du søke fra dagen før til dagen etter datoen du egentlig er interessert i.

La oss for eksempel tenke oss at du ønsker å finne oppgaver som er knyttet til ordre fra 1. februar 2012. Da bruker du 31. januar 2012 som startdato og 2. februar 2012 som sluttdato. Hvis etiketten for ordredatofeltet er orderdate, skriver du orderdate:[20120131 TO 20120202]