Vous pouvez utiliser le tableau de bord Performances de processus de Process Portal pour agir sur des processus pour les remettre d'aplomb.
Le tableau de bord d'instance contient les pages suivantes :
- Page Vue du diagramme de Gantt
- Page Définir le chemin
Important : Pour que la page
Définir le chemin soit visible, les deux conditions suivantes doivent être remplies :
- La gestion de chemin projeté doit être activée pour la définition de processus métier.
- Vous devez être autorisé à gérer des chemins projetés.
Si au moins l'une des conditions n'est pas remplie, la page
Diagramme s'affiche à la place de la page
Définir le chemin.
Conditions de tableau de bord
Pour gérer le
tableau de bord d'instance Performances de processus, les conditions suivantes doivent être remplies :
- Configuration du processus métier
- La définition de processus métier doit être configurée de la manière suivante :
- Pour afficher ou modifier un chemin projeté et pour visualiser les tâches futures dans la page Vue du diagramme de Gantt, la gestion de chemin projeté doit être activée pour la définition de processus métier.
- Pour afficher le chemin parcouru et le chemin projeté basé sur les données historiques dans la page Définir le chemin, le suivi automatique doit être activé pour tous les éléments de la définition de processus métier.
Si le suivi automatique n'est pas activé, le chemin parcouru n'est pas affiché et le chemin projeté est basé sur le chemin le plus long (également appelé pessimiste) pour l'instance de processus.
- Autorisation
- Pour afficher un processus spécifique dans le tableau de bord, vous devez être membre de l'équipe affectée au paramètre Exposer les métriques de performances pour la définition de processus métier.
- Pour agir sur une instance de processus, vous devez faire partie d'un groupe de sécurité affecté aux stratégies d'action Process Portal suivantes :
Tableau 1. Autorisation obligatoire pour les actions dans le
tableau de bord d'instance Performances de processusActions sur les instances |
Stratégies d'action requises |
- Action sur l'instance dans les pages Vue du diagramme de Gantt et Définir le chemin
- Modifier les dates de tâche
- Modifier le chemin projeté
- Sauvegarder les modifications
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- ACTION_VIEW_PROCESS_DIAGRAM
- ACTION_CHANGE_CRITICAL_PATH
- ACTION_CHANGE_INSTANCE_DUEDATE
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- Afficher le chemin projeté dans la page Vue du diagramme de Gantt
- Afficher le diagramme d'instance avec le chemin projeté dans la page Diagramme
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- ACTION_VIEW_PROCESS_DIAGRAM
- ACTION_VIEW_CRITICAL_PATH
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- Afficher les tâches terminées et les tâches en cours dans les pages Vue du diagramme de Gantt et Diagramme
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- ACTION_VIEW_PROCESS_DIAGRAM
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- Modifier la date d'échéance de l'instance
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- ACTION_CHANGE_INSTANCE_DUEDATE
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Page Vue du diagramme de Gantt
Utilisez la page
Vue du diagramme de Gantt pour obtenir un aperçu des tâches dans une instance de processus. Les tâches sont
représentées par des barres dans le diagramme de Gantt. Si l'instance contient des sous-processus
ou des processus liés, les tâches de ces éléments sont aussi affichés
sous la forme de barres dans le graphique. Les lignes de date actuelle, de date d'échéance et d'achèvement estimé vous permettent de déterminer si une instance en cours respecte les délais impartis pour son exécution.
- Pour les tâches jusqu'à la ligne Aujourd'hui, le graphique présente le chemin emprunté par les tâches. La couleur de la barre des tâches indique le statut de la tâche.
- Pour les tâches après la ligne Aujourd'hui, le graphique montre le chemin projeté via ces tâches. Si le suivi automatique est activé, le chemin est basé sur les données historiques de l'instantané de processus ; sinon le chemin le plus long (pessimiste) via l'instance de processus est affiché. Si le chemin projeté contient
des chemins parallèles, seules les tâches
figurant dans les chemins les plus longs via l'instance sont affichées dans le diagramme
de Gantt.
Les durées planifiées et les dates d'échéance permettent de
déterminer le chemin le plus long. Lorsque vous modifiez les dates d'échéance ou les durées
des tâches dans le chemin projeté, le chemin le plus long peut
changer, et les différentes tâches apparaissent par conséquent dans le chemin projeté. Vous pouvez remplacer le chemin projeté à partir de la page Définir le chemin.
Pour résoudre des problèmes affectant l'instance de processus, vous pouvez opérer sur l'instance de processus globale ou sur les tâches individuelles de l'instance.
- Actions que vous pouvez effectuer sur l'instance de processus
- Effectuer un zoom dans le diagramme afin de mieux voir les tâches
individuelles qui sont rapprochées dans le temps.
Restriction : Si la durée planifiée du processus est inférieure à 25 minutes, le
curseur de zoom n'est pas activée pour la page Vue du diagramme de Gantt.
- Modifier la date d'échéance d'une instance en cours en cliquant sur Date d'échéance du processus.
- Ajuster les dates d'échéance, les durées et les priorités de plusieurs tâches en même temps en cliquant sur Modifier lot.
Restriction : Si l'instance de processus contient un groupe de tâches parallèles, il est possible que vous ne puissiez pas modifier les différentes tâches du groupe dans la fenêtre Modifier lot.
La page
Vue du diagramme de Gantt comporte les sections suivantes :
- Tâches dans l'instance de processus
- L'affichage d'une tâche dépend de son état. Une tâche peut être à l'un des états suivants :
- Tâches terminées
- La couleur de ces tâches indique si elles ont été terminées dans les délais ou si elles ont accusé un retard. La largeur de la barre indique la durée totale de la tâche, qui inclut à la fois le temps consacré à la tâche et le temps d'attente avant que le travail n'ait commencé.
Les tâches transformées sont signalées par une barre supplémentaire sur le graphique ; une barre est ajoutée chaque fois que la tâche est transformée. Une tâche transformée est une tâche exécutée plusieurs fois.
Une transformation peut avoir lieu entre autres parce que le travail effectué sur la tâche ne répond pas aux critères d'achèvement. Par exemple, si le travail effectué sur une tâche nécessite une approbation et que l'approbation est refusée, le travail doit être répété une ou plusieurs fois jusqu'à être approuvé.
- Actions que vous pouvez effectuer
- Afficher les détails de la tâche en cliquant sur une barre de tâche.
- Tâches en cours
- La couleur de ces tâches jusqu'à la ligne Aujourd'hui indique si elles sont suivies, à risque ou en retard. La date d'échéance de la tâche détermine la largeur de la barre. Les tâches transformées sont signalées par une barre supplémentaire sur le graphique ; une barre est ajoutée chaque fois que la tâche est transformée. Une tâche transformée est une tâche exécutée plusieurs fois.
Une transformation peut avoir lieu entre autres parce que le travail effectué sur la tâche ne répond pas aux critères d'achèvement. Par exemple, si le travail effectué sur une tâche nécessite une approbation et que l'approbation est refusée, le travail doit être répété une ou plusieurs fois jusqu'à être approuvé.
- Si le travail sur la tâche est sur le point d'aboutir, la largeur de la barre indique le délai entre la date de début et la date d'échéance.
- Si une tâche dépasse la date d'échéance mais que sa durée à ce stade est moindre que la durée d'exécution totale moyenne dans l'historique, la largeur de la barre indique la durée d'exécution totale moyenne. Le marqueur de date d'échéance est affiché à la date d'échéance planifiée.La tâche est en retard.
- Si une tâche dépasse à la fois la date d'échéance et la durée totale moyenne, la largeur de la barre indique le temps consacré à la tâche jusqu'à présent,
plus 10 % de la durée totale moyenne. Le temps supplémentaire est affiché sous forme d'espace gris sur le versant correspondant au futur sur la ligne d'aujourd'hui. Le marqueur de date d'échéance est affiché à la date d'échéance planifiée.La tâche est en retard.
- Actions que vous pouvez effectuer
- Modifier la date d'échéance d'une tâche en cours en faisant glisser le marqueur de date d'échéance vers une nouvelle date.
- Afficher les détails de la tâche en cliquant sur une barre de tâche. Depuis les détails de la tâche, vous pouvez modifier la date d'échéance de la tâche.
- Tâches futures
- La largeur de la barre est déterminée par la durée prévue ou par la date d'échéance de la tâche. Si ces informations ne sont pas disponibles, la durée moyenne dans l'historique des tâches du type concerné détermine la largeur de la barre. Si aucune donnée d'historique n'est disponible, la durée de tâches par défaut est de 2 heures.
- Actions que vous pouvez effectuer
- Afficher les détails de la tâche en cliquant sur une barre de tâche. Depuis les détails de la tâche, vous pouvez modifier la date d'échéance de la tâche. Les tâches suivantes sont automatiquement replanifiées.
- Modifier le flux des tâches futures sur la page Définir le chemin.
- Flux d'activités
- Le flux contient les commentaires publiés et les documents joints au cours de l'exécution du travail sur l'instance de processus alors que l'instance de processus
était active. Les commentaires dans le flux peuvent vous aider à identifier des problèmes antérieurs ayant affecté les tâches de l'instance.
- Actions que vous pouvez effectuer
- Poster un commentaire dans un article existant.
- Poster un commentaire ou une pièce jointe pour aujourd'hui en cliquant sur l'icône + (plus).
Page Définir le chemin
Important : Pour afficher cette page, vous devez activer la gestion de chemin projetée pour la définition de processus métier et être autorisé à manipuler les chemins projetés. Si au moins l'une des conditions n'est pas remplie, la page
Diagramme s'affiche à la place de la page Définir le chemin.
Plusieurs routes ou chemins peuvent être suivis pour exécuter un processus. Si le suivi automatique est activé, la page Définir le chemin présente le chemin le plus couramment emprunté par le processus. Ce chemin est basé sur l'échantillonnage des instances de processus historiques de l'instantané du processus. Vous pouvez filtrer ces instances de processus historiques à l'aide d'un filtre de recherche.
En outre, le chemin déjà parcouru apparaît en bleu. Si le suivi automatique n'est pas activé pour le processus, la page Définir le chemin présente le chemin le plus long (pessimiste) pour l'instance de processus.
- Actions que vous pouvez effectuer
- Modifier le chemin projeté dans l'instance en changeant la période sur laquelle les données d'historique sont basées.
- Créer un chemin personnalisé en cliquant sur l'icône Définir le chemin et en sélectionnant le nouveau chemin. Vos modifications se reflètent automatiquement sur la page Vue du diagramme de Gantt. Si l'instance contient des chemins parallèles, le chemin personnalisé peut affecter le chemin le plus long de l'instance et, par conséquent, les tâches figurant dans le diagramme
de Gantt. Le chemin personnalisé s'applique à l'instance de processus une fois que vous avez cliqué sur Sauvegarder.
- Annuler les modifications apportées au chemin en cliquant sur Réinitialiser.