Cuando un usuario de una organización compradora somete un pedido a proceso, el sistema de pedidos envía un mensaje de notificación al aprobador listado en el perfil de la organización compradora, solicitando la aprobación del pedido. Si el aprobador aprueba el pedido, el sistema de pedidos continúa procesando el pedido, capturando el pago y enviando el pedido a un centro de despacho de pedidos. Si se rechaza el pedido, el sistema de pedidos envía un mensaje de notificación al usuario con la razón del rechazo.
El requisito para una aprobación de pedido se especifica normalmente en un contrato entre una organización compradora y una organización vendedora. Un contrato contiene términos que especifican qué productos pueden comprarse y qué descuentos pueden aplicarse. Los términos de aprobación de pedido especifican en qué límites debe estar un pedido para necesitar aprobación de pedido. Algunos términos se aplican a todos los usuarios de una organización y otros se aplican a determinadas divisiones.
Cada artículo de un pedido está asociado con un contrato. En un pedido individual, diferentes artículos pueden estar asociados con contratos diferentes, de modo que algunos artículos necesitan aprobación y otros no. Si cualquier artículo de un pedido necesita aprobación, el pedido entero necesitará aprobación. El aprobador puede aprobar el pedido incluso si hay varios contratos asociados al mismo.
El importe más allá del cual se necesita aprobación de pedido se especifica en el atributo ApprovalAmount del término OrderApprove que está ubicado en los términos y condiciones de un contrato. Si este atributo se establece en 0, cualquier importe necesitará aprobación. Si un contrato no contiene el término OrderApprove, no se necesitará ninguna aprobación de pedido.
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