En general, el proceso de aprobación incluye las siguientes interacciones de usuario, todas las cuales se llevan a cabo con un navegador HTML. Los aprobadores reciben notificaciones de todas las peticiones de aprobación a través del correo electrónico.
- El sistema determina si la aprobación es necesaria para la organización que realiza la acción en particular.
- Se selecciona un aprobador del grupo apropiado de miembros aprobadores.
- Si la aprobación no es necesaria, se inician las tareas de pre y post-proceso.
- Si la aprobación es necesaria, se invoca el mandato de pre-aprobación y se almacena la petición de aprobación. Se envían notificaciones de correo electrónico a los aprobadores.
- Un aprobador comprueba la lista de peticiones de aprobación que están en espera de aprobación y las aprueba o las rechaza. Si lo desea, el aprobador puede añadir comentarios.
- Si se aprueban, se invoca el mandato de post-aprobación, si existe. Si se rechazan, se invoca el mandato de post-rechazo, si existe.
- La persona que somete la tarea puede comprobar el estado de aprobación durante todo el proceso y ver los comentarios del aprobador.
Nota: Cuando una acción aprobable entra en el proceso de aprobación, la persona que la somete la ve como un "sometimiento de aprobación" o "sometimiento" en la interfaz de usuario. El aprobador responsable de aprobar la acción la ve como una "petición de aprobación" o "petición" en la interfaz de usuario.
De forma más específica, cuando una organización contrata un grupo de miembros aprobadores específicos, los usuarios que tienen un rol de usuario determinado se colocan implícitamente en ese grupo. Los usuarios que tengan el rol por omisión para esa organización pasan a ser aprobadores de la acción correspondiente. Los cuatro grupos de miembros aprobadores y sus roles por omisión asociados disponibles para WebSphere Commerce son los siguientes:
Proceso sujeto a aprobación | Grupos de aprobación por omisión de WebSphere Commerce | Rol por omisión con autorización para aprobar |
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| Director de ventas |
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| Aprobador de compradores |
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| Administrador de revendedores o compradores |
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| Director de ventas |
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| Administrador de compradores |
La tabla también lista los flujos para inhabilitar la autorización de aprobación heredada para cada uno de los procesos de aprobación de registro de usuarios, RFQ, registro de revendedores y compradores, pedidos y contratos. Inhabilitar la autorización de aprobación heredada que una organización hijo ha heredado de la organización padre significa que la organización hijo ya no tiene el mismo acceso de aprobación que el padre. Para permitir que una organización altere el requisito de aprobación de la organización padre, se incluyen los grupos de miembros de inhabilitación en la lista de niveles de aprobación de una organización. El Administrador de sitio puede conectarse a la Consola de administración de organizaciones, seleccionar Sitios > Gestión de acceso > Organizaciones para ver todas las organizaciones. En esta lista, el Administrador de sitio puede seleccionar una organización y pulsar Aprobación a fin de ver una lista de grupos de aprobación para la organización y seleccionar grupos de aprobación en esta lista y moverlos a la lista Roles seleccionados.
Por omisión, la organización raíz tiene añadido el grupo de Aprobaciones de registro de usuarios en la lista de Roles seleccionados y la organización por omisión tiene añadido el grupo de Aprobaciones de registro de usuario heredadas inhabilitadas en la lista Roles seleccionados. La implicación de este valor por omisión es la siguiente:
- Un usuario que se registre en cualquier organización, excepto la organización por omisión, necesitará aprobación, a menos que esta organización inhabilite explícitamente la aprobación.
- Un usuario que se registre en la organización por omisión no necesitará aprobación.
Nota: Si un administrador de organización no se registra para un grupo de miembros aprobadores, no se habilitará la aprobación para el proceso de negocio asociado. Esto significa que todas las instancias de ese proceso particular se aprobarán automáticamente.