La gestión de un contrato requiere ciertas tareas que abarcan desde la creación hasta el final del ciclo de vida del contrato. Las diversas tareas necesarias para gestionar un contrato son realizadas por diferentes roles.
Antes de crear un contrato nuevo para una organización compradora, la organización compradora debe tener una cuenta de negocio con la tienda. Para obtener información sobre cómo gestionar una cuenta de negocio, consulte Gestionar una cuenta de negocio.
Los pasos siguientes forman parte de la gestión de un contrato utilizando las herramientas de Gestión de relaciones comerciales disponibles en WebSphere Commerce Accelerator:
- Un Representante de cuentas asignado para trabajar con la organización compradora crea un contrato nuevo.
- Una vez creado el contrato, el Representante de cuentas lo comprueba visualizando un resumen del contrato y, a continuación, somete el contrato para aprobación. Cuando se somete el contrato, se envía un aviso por correo electrónico al Director de ventas.
- El Director de ventas consulta la lista de peticiones de aprobación que están en espera
de aprobación y aprueba o rechaza el contrato. Si lo desea,
el Director de ventas puede añadir comentarios.
Si el contrato se rechaza, el Representante de cuentas puede realizar una de las acciones siguientes:
- cambiar el contrato y volver a someterlo para su aprobación
- cancelar el contrato
- suprimir el contrato
- duplicar el contrato
Si el contrato se aprueba, el contrato se despliega automáticamente. Los términos y condiciones establecidos en el contrato desplegado entran en vigor en la fecha de inicio del contrato.
Si el despliegue del contrato no se realiza satisfactoriamente, el Director de ventas o el Representante de cuentas puede volver a desplegar el contrato.
No hay un orden específico a seguir para las tareas necesarias para gestionar un contrato una vez que éste se ha desplegado. Las tareas siguientes se utilizan para gestionar un contrato, una vez que se ha desplegado, utilizando las herramientas de Gestión de relaciones comerciales disponibles en WebSphere Commerce Accelerator:
- Ver un resumen de un contrato
- Un Representante de cuentas o un Director de ventas puede revisar un contrato existente en cualquier momento mirando el resumen del contrato.
- Suspender un contrato
- Ocasionalmente, puede surgir la necesidad de impedir que una organización compradora compre bajo un contrato durante un breve periodo de tiempo. Un Representante de cuentas puede suspender un contrato cuando lo desee.
- Reanudar un contrato
- Cuando el Representante de cuentas desee permitir de nuevo que la organización compradora compre bajo el contrato suspendido, puede reanudar el contrato suspendido.
- Cancelar un contrato
- Cancelar un contrato de modo definitivo impide que una organización compradora compre bajo ese contrato. El contrato permanece en la base de datos de WebSphere Commerce para consultarlo y se puede ver o utilizar para crear un contrato duplicado. Un contrato cancelado no se puede reanudar.
- Duplicar un contrato
- Al duplicar un contrato se crea un contrato borrador nuevo con la misma información del contrato original, salvo el nombre del contrato. Un Representante de cuentas puede efectuar cambios en el contrato duplicado y luego someter el contrato para aprobación. Cuando el contrato duplicado se despliega, tanto el contrato original como el contrato duplicado pueden estar activos.
- Crear una nueva versión de un contrato
- Al crear una versión nueva de un contrato, se crea un contrato borrador nuevo con la misma información del contrato original, excepto que el número de versión del nuevo contrato se incrementa respecto al número de versión del contrato original. Un representante de cuentas puede realizar cambios en el contrato de la nueva versión y, a continuación, someter el contrato para aprobación. Cuando se despliega la nueva versión del contrato, el contrato original se cierra y queda no disponible para la organización compradora. Un contrato cerrado permanece en la base de datos de WebSphere Commerce y se puede utilizar para duplicar un contrato.
- Suprimir un contrato
- Al suprimir un contrato, el contrato queda marcado para su supresión la próxima vez que se efectúe una limpieza en la base de datos WebSphere Commerce de todos los objetos que se han marcado para supresión. Un contrato que se ha marcado para supresión no se puede duplicar, reanudar ni utilizar para crear una nueva versión de un contrato. Tanto los Representantes de cuentas como los Directores de ventas pueden suprimir contratos.