La gestion d'un contrat inclut des tâches allant de la création à la fin du cycle de vie du contrat. Ces différentes tâches sont effectuées par plusieurs rôles.
Avant de créer un contrat pour une entreprise acheteuse, cette dernière doit posséder un compte d'entreprise avec votre magasin. Pour plus d'informations sur la gestion d'un compte d'entreprise, reportez-vous à la rubrique Gestion d'un compte d'entreprise.
Voici les différentes étapes de la gestion d'un contrat à l'aide des outils de gestion des relations commerciales de WebSphere Commerce Accelerator :
- Un représentant commercial désigné pour travailler avec l'entreprise acheteuse crée un contrat.
- Lorsque le contrat est terminé et que le représentant commercial a vérifié le contrat en visualisant un récapitulatif du contrat, il soumet le contrat pour acceptation. Lorsque le contrat est soumis, une notification par courrier électronique est envoyée au responsable des ventes.
- Le responsable des ventes vérifie la liste des demandes en attente d'acceptation
et accepte ou rejette le contrat. S'il le souhaite, il peut ajouter des commentaires.
Si le contrat est rejeté, le représentant commercial a plusieurs solutions :
- changer le contrat et le soumettre à nouveau pour acceptation
- annuler le contrat
- supprimer le contrat
- dupliquer le contrat
Si le contrat est accepté, il est automatiquement déployé. Les conditions et modalités du contrat déployé prennent effet à la date de début du contrat.
Si le déploiement du contrat échoue, le responsable des ventes ou le représentant commercial peut le déployer à nouveau.
Il n'y a pas d'ordre spécifique pour les tâches de gestion du contrat une fois qu'il est déployé. Voici les différentes tâches nécessaires à la gestion d'un contrat, une fois déployé, à l'aide des outils de gestion des relations commerciales de WebSphere Commerce Accelerator :
- Affichage d'un récapitulatif de contrat
- Un représentant commercial ou un responsable des ventes peut consulter un contrat existant à tout moment grâce au récapitulatif de contrat.
- Interruption d'un contrat
- Il peut être nécessaire d'empêcher une entreprise acheteuse sous contrat de faire des achats pendant une courte période. Un représentant commercial peut interrompre un contrat à tout moment.
- Reprise d'un contrat
- Lorsque le représentant commercial souhaite autoriser à nouveau l'entreprise acheteuse sous contrat à faire des achats, il peut faire reprendre le contrat suspendu.
- Annulation d'un contrat
- L'annulation d'un contrat de manière permanente, empêche une entreprise acheteuse sous contrat de faire des achats. Le contrat reste dans la base de données WebSphere Commerce en référence et peut être consulté ou utilisé pour créer un double du contrat. Un contrat annulé ne peut pas reprendre.
- Duplication d'un contrat
- La duplication d'un contrat crée un nouveau projet de contrat, contenant les mêmes informations que l'original, à part le nom du contrat qui n'est pas le même. Un représentant commercial peut effectuer des changements sur le contrat dupliqué, puisle soumettre pour acceptation. Lorsque le contrat dupliqué est déployé, l'original et le double sont actifs.
- Création d'une version d'un contrat
- La création d'une version de contrat permet de créer un projet de contrat avec les mêmes informations que l'original à part le numéro de version du nouveau contrat qui est incrémenté par rapport au numéro de version du contrat original. Un représentant commercial peut effectuer des changements sur la nouvelle version du contrat, puis le soumettre pour acceptation. Lorsque la nouvelle version est déployée, le contrat original est fermé et indisponible pour l'entreprise acheteuse. Un contrat fermé reste dans la base de données de WebSphere Commerce et peut être utilisé pour créer un double du contrat.
- Suppression d'un contrat
- La suppression d'un contrat indique qu'il sera supprimé la prochaine fois que la base de données de WebSphere Commerce sera vidée de tous les objets marqués pour suppression. Un contrat marqué pour suppression ne peut pas être dupliqué, repris ou utilisé pour créer une nouvelle version de contrat. Les représentants commerciaux et les responsables des ventes peuvent supprimer des contrats.