En règle général, le processus d'approbation inclut les interactions utilisateur suivantes, toutes étant menées à bien à l'aide d'un navigateur HTML. Les valideurs reçoivent par courrier électronique les notifications de toutes les demandes d'approbation.
- Le système détermine si une approbation est requise pour l'entreprise réalisant l'opération donnée.
- Un valideur est sélectionné dans le groupe de membres valideurs adéquat.
- Si l'approbation n'est pas requise, des tâches de pré et post-traitement sont lancées.
- Si l'approbation est requise, l'instruction de pré-approbation est appelée et la demande d'approbation est enregistrée. Des notifications sont envoyées aux valideurs par courrier électronique.
- Un valideur vérifie la liste des demandes en attente d'approbation et les accepte ou les rejette. S'il le souhaite, il peut ajouter des commentaires.
- Si la demande est acceptée, l'instruction de post-approbation, le cas échéant, est appelée. Si elle est rejetée, l'instruction de post-rejet, si elle existe, est appelée.
- Le demandeur peut vérifier l'état de l'approbation au cours du traitement et afficher les commentaires du valideur.
Remarque : Lorsque le processus d'approbation commence pour une opération en mesure d'être acceptée, le demandeur voit apparaître l'opération dans l'interface utilisateur comme étant une "soumission d'approbation" ou une "soumission". Le valideur chargé d'accepter l'opération la voit apparaître dans l'interface utilisateur comme étant une "demande d'approbation" ou une "demande".
De manière plus spécifique, lorsqu'une entreprise s'inscrit dans un groupe de membres valideurs spécifique, les utilisateurs ayant un rôle précis sont implicitement placés dans ce groupe. Tout utilisateur ayant le rôle par défaut pour cette entreprise devient un valideur pour l'action correspondante. Les quatre groupes de membres valideurs et les rôles par défaut y associés disponibles pour WebSphere Commerce sont les suivants :
Processus sujet à approbation | Groupes d'approbation par défaut de WebSphere Commerce | Rôle par défaut avec droit d'approbation |
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| Responsable des ventes |
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| Valideur acheteur |
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| Administrateur revendeur ou acheteur |
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| Responsable des ventes |
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| Administrateur acheteur |
Le tableau répertorie également les flux de désactivation du droit d'approbation hérité pour chaque processus d'approbation de contrat, commande, enregistrement revendeur et acheteur, demande de devis et enregistrement utilisateur. La désactivation du droit d'approbation hérité qu'une entreprise enfant hérite de son entreprise parente signifie qu'une entreprise enfant n'aura plus le même accès d'approbation que son parent. Pour permettre à une entreprise de passer outre l'approbation de l'entreprise parente, les groupes de membre désactivés sont inclus dans la liste des niveaux d'approbation d'une entreprise. L'administrateur de site peut se connecter à la console d'administration de l'entreprise, sélectionner Sites > Gestion des accès > Entreprises pour afficher l'ensemble des entreprises. A partir de cette liste, l'administrateur de site peut sélectionner une entreprise et cliquer sur Approbation pour afficher la liste des groupes d'approbations de l'entreprise, sélectionner des groupes de la liste et les placer dans la liste Rôles sélectionnés.
Par défaut, le groupe Approbations d'enregistrement d'utilisateur de l'entreprise principale est ajouté à la liste Rôles sélectionnés et le groupe Désactiver les approbations d'enregistrement d'utilisateur héritées de l'entreprise par défaut est ajouté à la liste Rôles sélectionnés. Implications de ce paramétrage par défaut :
- Un utilisateur enregistré dans toute entreprise, à l'exception de l'entreprise par défaut, a besoin d'une approbation tant que cette entreprise ne désactive pas l'approbation de façon explicite.
- Un utilisateur enregistré dans l'entreprise par défaut n'a pas besoin d'approbation.
Remarque : Si l'administrateur de l'entreprise ne s'inscrit pas pour disposer d'un groupe de membres valideurs, l'approbation ne sera pas activée pour les opérations associées à son entreprise. Cela signifie que toutes les instances de ce processus spécifique seront automatiquement approuvées.