Jede zu einer Besprechung eingeladene Person mit einer gültigen E-Mail-Adresse erhält eine Besprechungsanforderung per E-Mail und kann die Besprechungsanforderung über den PIM-Kalender annehmen, ablehnen oder vorläufig annehmen. Wenn für eine eingeladene Person keine gültige E-Mail-Adresse registriert wurde, wird keine Besprechungsanforderung an sie gesendet, und der Organisator der Besprechung erhält eine entsprechende Meldung.
Bei der Erstellung einer Besprechung über einen Fallkalender kann der Benutzer den Hauptbeteiligten des Falles, andere Fallmitglieder und weitere von dem Fall betroffene Benutzer oder Beteiligte einladen. Nach der Erstellung können weitere Besprechungsteilnehmer zu der Besprechung eingeladen werden. Der Benutzer kann Personen aus einer Liste der Fallbeteiligten und mit dem Fall in Beziehung stehende Benutzer sowie im System registrierte Personen und Benutzer auswählen. Außerdem kann er eine E-Mail-Adresse einer Person angeben, die nicht im System registriert ist.
Die Ausgabe einer Besprechungsanforderung hat u. a. den Vorteil, dass mögliche Besprechungsteilnehmer die geplante Besprechung nicht nur in ihren Anwendungskalendern, sondern auch in alternativen E-Mail-Konten wie Microsoft Outlook speichern können.