XSL-Vorlagen werden zur automatischen Erstellung von Massenkommunikationen, was häufig durch Batchverarbeitung geschieht, verwendet. Eine XSL-Vorlage enthält Standardtext, der auf allen Kommunikationen zu finden ist, die anhand dieser Vorlage erstellt werden. Des Weiteren umfasst sie Variablen, die auf vorhandene Daten verweisen, z. B. der Name und die Adresse des Kommunikationspartners, die Fallnummer sowie eine Identifikationsnummer (SVNR oder NINO). Diese Daten werden getrennt von der Vorlage gespeichert. Im Rahmen der Erzeugung von Proformakommunikationen werden die Variablen in der Vorlage mit den Daten gefüllt, die auf dem Server der Anwendung gespeichert sind.
Ein XSL-Formatvorlagenentwickler ist zuständig für den Entwurf und die Pflege dieser Vorlagen. Das liegt daran, dass der durchschnittliche Geschäftsbenutzer nicht mit der Entwicklung von XSL-Formatvorlagen vertraut ist. Ebenso kann ein Geschäftsbenutzer im Regelfall keine aus einer XSL-Vorlage erstellte Proformakommunikation ändern.
Da das System Proformakommunikationen ohne die Beteiligung eines Geschäftsbenutzers verarbeiten kann, werden durch diese Vorlagen überflüssige Arbeitsgänge verhindert.