Gelegentlich muss die Behörde einen Übersetzer anfordern, um zwischen einem Kunden und dem Fallbearbeiter zu vermitteln. Übersetzungsdienste können angefordert werden, wenn Fallbearbeiter mit Kunden, deren Fälle sie bearbeiten, nicht in der vom Kunden bevorzugten Sprache kommunizieren können. Die vom Kunden bevorzugte Sprache wird erfasst, wenn der Kunde bei der Behörde registriert wird. Beispielsweise ist Peter Schmidt bei der Behörde registriert, als bevorzugte Sprache ist "Niederländisch" erfasst, und er spricht keine anderen Sprachen. Um mit dem Kunden kommunizieren zu können, muss der Fallbearbeiter, der für die Betreuung von Peter Schmidts Fall verantwortlich ist, entweder wie Peter Schmidt Niederländisch sprechen, oder er benötigt einen Übersetzer, der die Vermittlung übernimmt.
Der Bedarf an einem Übersetzer wird fallweise geprüft, abhängig von den Übersetzungsanforderungen für einen einzelnen Fall. Beispielsweise kann ein Kunde Übersetzungsleistungen für einen Fall benötigen, für einen anderen Fall aber nicht. Der Bedarf an einem Übersetzer für einen Kunden kann manuell vom Fallbearbeiter erfasst werden, oder er kann automatisch vom System ermittelt werden. Ob der Übersetzungsbedarf für einen Kunden manuell durch einen Fallbearbeiter oder automatisch vom System bestimmt wird, hängt von einer Konfigurationseinstellung ab, die im Rahmen der Anwendungsadministration für jeden einzelnen Fall festgelegt wird. Weitere Informationen enthält Konfigurieren von Falltypen.
Der Bedarf an einem Übersetzer wird automatisch an verschiedenen Punkten im Lebenszyklus eines Falls festgestellt, z. B. wenn dem Fall ein neues Fallmitglied hinzugefügt wird oder wenn ein Fall einem neuen Falleigentümer zugewiesen wird. Das System ermittelt den Bedarf an einem Übersetzer, indem geprüft wird, ob die Sprachkenntnisse des Fallbearbeiters zur bevorzugten Sprache des Kunden passen. Wenn sie nicht passen, stellt das System fest, dass ein Übersetzer benötigt wird. Ein Fallbearbeiter kann die Übersetzungsanforderungen für einen Fall manuell aktualisieren, auch wenn diese ursprünglich vom System ermittelt wurden.
Wenn für einen Fallbeteiligten ein Übersetzer benötigt wird, werden Fallbearbeiter bei Anzeige der Fallbeteiligtendetails darüber informiert. Zusätzlich zeigt das System die bevorzugte Sprache des Beteiligten an, der die Übersetzungsleistung benötigt.