Die Aufzeichnung der geplanten Abwesenheit versetzt einen Fallbearbeiter in die Lage, die Abwesenheit für einen Zeitraum in der Vergangenheit oder in der Zukunft (geplante Abwesenheit) festzuhalten, in denen der Kunde dem Wissen des Fallbearbeiters nach nicht anwesend sein wird. Wenn eine geplante Abwesenheit aufgezeichnet wird, erstellt das System automatisch Abwesenheitsdatensätze basierend auf der beim Erstellen der Aktion oder des Services definierten Beteiligung. Beispiel: Für die Beteiligung wurde angegeben, dass ein Kunde einmal pro Woche jeweils montags für vier Stunden an einem Service teilnehmen muss. Wenn ein Fallbearbeiter dann eine geplante Abwesenheit vom 1. Januar bis zum 31. Januar einschließlich aufzeichnet, erfasst das System automatisch eine Abwesenheit von vier Stunden an jedem Montag innerhalb dieses Zeitraums. Alle Teilnahmeinformationen, die zuvor für den angegebenen Zeitraum aufgezeichnet wurden, werden gelöscht und durch die entsprechenden Abwesenheitsdaten ersetzt.
Stellt ein Fallbearbeiter anschließend fest, dass der Kunde teilgenommen hat oder dass die Abwesenheitsinformationen von der geplanten Abwesenheit abweichen, können die einzelnen Abwesenheitsdatensätze mit den korrekten Informationen aktualisiert werden.