Die in der Vorlagenbibliothek für Workflowdatenobjekte definierten Vorlagen stehen bei der Erstellung von Prozessdefinitionen zur Verfügung. Beim Importieren einer Vorlage eines Workflowdatenobjekts aus der Bibliothek werden das Workflowdatenobjekt und alle zugehörigen Attribute zu der aktuellen Prozessdefinition hinzugefügt.
Sobald eine Vorlage des Workflowdatenobjekts in eine Prozessdefinition importiert wurde, kann sie zu einem beliebigen Zeitpunkt mit dem entsprechenden Eintrag in der Vorlagenbibliothek für Workflowdatenobjekte synchronisiert werden. Durch das Synchronisieren der Vorlage für eine Prozessdefinition werden der Name und der Anzeigename des Workflowdatenobjekts von der Vorlagenbibliothek synchronisiert. Außerdem werden gleichzeitig alle neuen Attributeinträge, die im Vorlagenbibliothekseintrag vorhanden sind, automatisch zu dem Workflowdatenobjekt in der Prozessdefinition hinzugefügt. Der Benutzer kann bei der Synchronisation optional vorhandene Attribute im Workflowdatenobjekt mit denen aus der Vorlagenbibliothek überschreiben. Es muss beachtet werden, dass durch das Überschreiben vorhandener Attribute die Prozessdefinition ungültig gemacht werden kann und möglicherweise Aktualisierungen an den Stellen erforderlich werden, an denen alte Attributwerte verwendet werden.