La primera etapa en el ciclo de vida de la audiencia es planificar la audiencia. Si la apelación de audiencia tiene un demandante, pueden planificarse cuatro tipos de audiencia: audiencia telefónica, audiencia en casa planificada en la casa del demandante, audiencia de ubicación planificada en la oficina de la organización y audiencia de investigación de documentos en la que el oficial de la audiencia toma una decisión sobre la apelación de audiencia según las sentencias y pruebas que hayan proporcionado los participantes. Si la apelación de audiencia tiene varios demandantes, sólo están disponibles las audiencias de ubicación y de prueba documental como opciones de planificación de audiencia.
La planificación de la audiencia telefónica, en casa o de ubicación requieren que la información importante se mantenga para la audiencia. Por ejemplo, las audiencias que van a mantenerse en la casa del demandante o demandado requieren información sobre la dirección correspondiente.
En todas las audiencias planificadas se envía un aviso a todos los participantes en el caso que deben asistir notificándoles la celebración de la audiencia. Este aviso incluye la fecha en la que deben recibirse las sentencias para que puedan ser consideradas. Las audiencias en casa, por teléfono o en la oficina pueden necesitar que ciertos usuarios importantes asistan a la audiencia. Los asistentes pueden actualizarse cada vez que se celebra la audiencia. Además, es posible eliminar algunos usuarios de la asistencia a la audiencia.
Ya que todas las audiencias de las apelaciones de audiencias van presididas por un oficial de audiencia, la parte principal de la planificación es seleccionar un oficial de audiencia disponible. Los oficiales de la audiencia pueden seleccionarse introduciendo una fecha y comprobando la disponibilidad de los oficiales de la audiencia para dicha fecha, o bien, el sistema puede estar configurado para buscar automáticamente la siguiente fecha en la que están disponibles. La planificación automática está disponible para todos los tipos de audiencia salvo para las de investigación de documentos. La audiencia de prueba documental se mantiene a criterio del oficial de audiencia. No hay otras asistencias de audiencia ni transcripciones de audiencias que puedan solicitarse. En el caso de las audiciones de ubicación, el sistema busca automáticamente la siguiente fecha en la que un usuario y una ubicación especificada están disponibles.