La primera etapa en el ciclo de vida de la audiencia es planificar la audiencia.
Una audiencia debe planificarse y completarse antes de que pueda especificarse una decisión en el caso de audiencia. Además, las audiencias gestionadas como parte del caso de audiencia pueden replanificarse, continuarse o aplazarse.
Como las revisiones de audiencias las presiden los revisores de audiencia, la parte principal de la planificación de una audiencia es seleccionar a los revisores de audiencia disponibles. Las audiencias celebradas para una revisión de audiencia requieren un número mínimo de revisores de audiencia para oficiar la audiencia. El número de revisores lo establece la organización. Los revisores de audiencia pueden seleccionarse introduciendo una fecha y comprobando su disponibilidad en dicha fecha, o bien el sistema busca automáticamente la siguiente fecha en la que existe un número suficiente de revisores disponibles.