Las posiciones sirven como marcadores para los usuarios dentro de la estructura general de la organización. Se asigna una posición a cada usuario que lo determina dentro de su unidad organizativa y en relación con otras unidades de la organización. La posición indica a quién informa el usuario y quién informa al usuario.
Las posiciones también son contenedores para los trabajos de la organización. La posición de Trabajador social 1 en la organización puede tener cualquier número de trabajos asociados con él. Por ejemplo, además de tener el trabajo de Trabajador social, la posición también puede tener los trabajos de gerente de división, analista de reclamaciones y revisor asociados con él.
Normalmente, las posiciones se utilizan para definir los niveles dentro de determinados conjuntos de trabajos. En este caso, muchas posiciones compartirán el mismo trabajo, de modo que la posición se convierte en un nivel para dicho trabajo. Por ejemplo, el trabajo de Trabajador social se puede asignar a tres posiciones, Trabajador social 1, Trabajador social 2 y Trabajador social 3 y cada una de ellas representa un nivel de experiencia para dicho trabajo.
Se pueden asignar ubicaciones a las posiciones. Junto con las ubicaciones asignadas a los usuarios, la posición puede determinar el acceso a la información de caso y cliente si se aplica la seguridad basada en la ubicación.
La posición de un usuario determina el supervisor o supervisores del usuario en la jerarquía de creación de informes de la organización. La creación de informes de la organización se describe de forma detallada en el Capítulo 5: Creación de informes de la organización.