Las notas y los archivos adjuntos se comparten de una forma similar. Si el uso compartido está habilitado para un caso de investigación, cuando se crea una nota o un archivo adjunto nuevo, se da al trabajador de la agencia la opción de seleccionar los miembros del equipo multidisciplinar que no son de la agencia con los que se quiere compartir la nota o el archivo adjunto. Esta lista de miembros que no son de la agencia sólo se visualiza en los casos de investigación donde el uso compartido se ha habilitado. La lista sólo contendrá aquellos miembros del equipo con los que se va a compartir el elemento. Por ejemplo, una agencia podría no desea compartir las notas del caso de investigación con los miembros de equipo multidisciplinar que no son de la agencia que tienen un rol concreto. Por lo tanto, cualquier miembro de equipo que desempeñe este tipo de rol se excluirá de la lista. La nota o el archivo adjunto se compartirá con cada miembro de equipo de la lista seleccionado por el trabajador de la agencia. Se enviará un correo electrónico al miembro de equipo multidisciplinar que no es de la agencia que le informará de la adición del nuevo elemento en el plan de resultados. El miembro de equipo puede pulsar un enlace en el correo electrónico para abrir el Portal MDT, donde, después de proporcionar la información de autenticación correcta, puede ver los detalles del nuevo elemento añadido al caso de investigación.
Los miembros de un equipo multidisciplinar que no son de la agencia también pueden añadir notas y archivos adjuntos a un caso de investigación colaborativa. No pueden elegir otros miembros del equipo multidisciplinar que no sean miembros de la agencia con los que compartir el elemento. Éste es el rol del propietario del caso de investigación. Cuando se añade una nota o un archivo adjunto a un caso de investigación colaborativa, de hecho, se añade al caso de investigación. El sistema notifica al propietario del caso de investigación la adición de un nuevo elemento. El propietario del caso de investigación puede revisar el elemento y determinar los otros miembros del equipos multidisciplinar que no son de la agencia con los que se debería compartir el nuevo elemento. Se informa a los miembros seleccionados que no son de la agencia de la adición del nuevo elemento y pueden verlo a través de un caso de investigación colaborativa en el Portal MDT.