La première étape du cycle de vie d'une audience est la planification. Si l'appel d'audience compte un seul appelant, quatre types d'audiences peuvent être planifiés : une audience par téléphone, une audience à domicile organisée au domicile de l'appelant, une audience sur site organisée sur un site de l'organisation et une audience interne si le fonctionnaire d'audience prend une décision sur l'appel d'audience en se fondant uniquement sur les déclarations et les preuves fournies par les participants au dossier. Si l'appel d'audience compte plusieurs appelants, seules les audiences sur site et internes sont disponibles comme options de planification de l'audience.
Pour organiser des audiences par téléphone, à domicile et sur site, des informations pertinentes doivent être tenues à jour pour l'audience. Par exemple, les audiences qui doivent se dérouler au domicile d'un appelant ou d'un défendeur requièrent la communication d'une adresse appropriée.
Pour toutes les audiences planifiées, un avis est envoyé à tous les participants au dossier tenus d'assister à l'audience pour les informer que l'audience aura lieu. Cet avis inclut la date à laquelle les déclarations doivent être reçues afin d'être examinées. Les audiences à domicile, par téléphone et sur site requièrent également que les participants appropriés soient invités à l'audience. La participation de chaque utilisateur peut être mise à jour une fois l'audience tenue. De plus, les utilisateurs peuvent être supprimés de la liste de participation, ce qui permet d'annuler effectivement leur invitation à l'audience.
L'ensemble des audiences pour les appels d'audience étant présidés et tranchés par un fonctionnaire, la majeure partie de l'étape de planification d'une audience consiste à désigner un fonctionnaire disponible. Des fonctionnaires d'audience peuvent être désignés en saisissant une date et en vérifiant leur disponibilité à cette date ou en demandant au système de rechercher automatiquement la prochaine date à laquelle des fonctionnaires d'audience sont disponibles. Une planification automatique est possible pour tous les types d'audiences, excepté pour les audiences internes, qui se tiennent à la discrétion du fonctionnaire d'audience. Aucune autre personne ne participe à l'audience et des transcriptions ne peuvent pas être demandées pour ce type d'audience. Pour les audiences sur site, le système recherche automatiquement la prochaine date à laquelle un utilisateur et un lieu spécifique sont disponibles.