Enregistrement du compte-rendu d'une réunion

L'assistant d'enregistrement des comptes-rendus de réunion aide les utilisateurs à sauvegarder les détails d'une réunion qui a eu lieu. Ces informations peuvent ensuite être partagées en diffusant le compte-rendu de la réunion aux participants ou à d'autres parties concernées. Chaque étape de l'assistant est facultative, ce qui permet une grande souplesse dans l'enregistrement des informations. Cet assistant prend également en charge les modifications : vous pouvez enregistrer des informations lors de l'enregistrement initial du compte-rendu, puis les mettre à jour ultérieurement. Vous pouvez enregistrer un compte-rendu pour une réunion créée à partir d'un agenda d'utilisateur ou de dossier.

Les informations suivantes concernant une réunion peuvent être enregistrées :

Détails sur la réunion: Les détails de la réunion incluent le sujet de la réunion, le lieu et les dates et heures de début et de fin. Sont également indiqués le nom de la personne qui a organisé la réunion et l'agenda de la réunion. Toute information saisie dans le cadre de la planification de la réunion sera prérenseignée dans les détails de la réunion.
Notes de la réunion: Les remarques relatives à la réunion peuvent être enregistrées au format RTF.
Décisions de réunion: Les décisions prises lors de la réunion peuvent être enregistrées au format RTF.
Participation à la réunion: Les personnes présentes à la réunion peuvent être ajoutées à la liste de présence afin d'identifier les personnes qui n'avaient pas été invitées initialement mais qui ont finalement assisté à la réunion. Ces participants supplémentaires peuvent être ajoutés après la réunion, avec leur adresse électronique, afin qu'ils puissent recevoir le compte-rendu de la réunion. Vous pouvez également indiquer si une personne invitée a finalement participé ou non à la réunion.
Actions de réunion: Toute décision prise dans le cadre de la réunion peut être ajoutée au compte-rendu de la réunion, ainsi que la personne responsable de l'action à mener et le délai d'exécution de cette action. Une tâche est créée pour l'utilisateur responsable de l'action et elle s'affiche dans la boîte de réception de cet utilisateur. Des commentaires peuvent être ajoutés pour une action. Une fois terminée, l'action peut être clôturée.
Fichiers de la réunion: Des fichiers peuvent être joints au compte-rendu d'une réunion. Ces fichiers joints sont accessibles lors de la consultation du compte-rendu de la réunion.
Récapitulatif du compte-rendu de la réunion: Le récapitulatif du compte-rendu de la réunion est un résumé des informations enregistrées dans le compte-rendu de la réunion.

Une fois le compte-rendu enregistré, les informations peuvent être visualisées et mises à jour selon les besoins à partir des agendas d'utilisateurs et de dossiers, mais aussi à partir de la liste des comptes-rendus de réunion créés. A partir de cette liste de comptes-rendus, un utilisateur peut également enregistrer un compte-rendu pour une réunion existante pour laquelle aucun compte-rendu n'a encore été enregistré, mais aussi créer une nouvelle réunion et enregistrer le compte-rendu correspondant.

L'organisateur de la réunion peut transmettre le compte-rendu aux participants. Par défaut, le compte-rendu est transmis par e-mail sous forme de document PDF en pièce jointe ; il est donc nécessaire de disposer de l'adresse électronique de tous les participants. Un message d'information s'affiche après transmission du compte-rendu, si une ou plusieurs adresses électroniques sont manquantes ou erronées.

Il est possible de transmettre le compte-rendu plusieurs fois. Le système gère un historique des comptes-rendus transmis et des destinataires. Chaque fois qu'une version du compte-rendu est transmise, une version de référence est générée. Ainsi, les utilisateurs disposent de la dernière version du compte-rendu, telle qu'elle se présentait au moment de la transmission.