Ponctuellement, l'organisme peut avoir besoin d'un traducteur pour une médiation entre un client et un assistant social. Des services de traduction peuvent être nécessaires si les assistants sociaux travaillant sur le dossier d'un client sont dans l'impossibilité de communiquer avec le client dans sa langue privilégiée. La langue privilégiée d'un client est enregistrée lorsque le client s'inscrit auprès de l'organisme. Par exemple, lorsque Jacques Dupont s'inscrit auprès de l'organisme, sa langue privilégiée est enregistrée comme étant "l'espagnol" et il ne sait parler aucune autre langue. Afin de communiquer avec le client, l'assistant social chargé du dossier de Jacques Dupont doit pouvoir communiquer avec Jacques en espagnol ou disposer d'un traducteur qui peut effectuer la médiation entre eux.
La détermination du besoin de traducteur est évaluée au cas par cas en fonction des besoins de traduction existants pour un dossier individuel. Par exemple, un client peut nécessiter des services de traduction sur un dossier mais pas sur un autre. Le besoin de traducteur pour un client peut être enregistré manuellement par un assistant social ou déterminé automatiquement par le système. Le fait que les besoins de traduction d'un client sont définis manuellement par un assistant social ou automatiquement par le système est déterminé par un paramètre de configuration défini au cas par cas dans le cadre de l'administration de l'application. Pour plus d'informations, voir la section Configuration des types de dossier.
Le besoin de traducteur est automatiquement déterminé à différents moments tout au long du cycle de vie d'un dossier, par exemple, lorsqu'un nouveau membre est ajouté à un dossier, ou lorsqu'un dossier est réaffecté à un nouveau propriétaire. Le système détermine le besoin de traducteur en vérifiant si les compétences linguistiques de l'assistant social correspondent à la langue privilégiée du client. Si elles ne correspondent pas, le système détermine qu'un traducteur est requis. Un assistant social peut également mettre à jour manuellement les besoins de traduction d'un dossier, même s'ils sont à l'origine déterminés par le système.
Si un traducteur est requis pour un participant, les assistants sociaux sont tenus informés lorsqu'ils affichent les détails du participant. En outre, le système affiche la langue privilégiée du participant qui requiert les services de traduction.