Tandis que les informations sur l'adresse peuvent être enregistrées pour tous les types de participant, les informations sur l'adresse de la personne et du candidat sont conservées en tant que preuves. L'adresse capturée au cours de l'enregistrement est enregistrée en tant qu'adresse privée. Un certain nombre de types différents d'adresses peuvent être enregistrés pour une personne ou un candidat, comme ‘privée’ et ‘louée’, et plusieurs instances de chaque type sont également autorisées.Les dates de ‘Début’ et de ‘Fin’ permettent d'enregistrer la période pendant laquelle une personne ou un candidat a résidé à une adresse particulière, autrement dit la période pendant laquelle les preuves sont en vigueur.
Les détails d'une adresse ne changent pas au fil du temps car une adresse est statique. Cela signifie que si un individu quitte une adresse particulière, les détails de cette adresse ne changent pas. Pour cette raison, lorsqu'ils conservent des informations sur une adresse dans le système, les utilisateurs doivent créer de nouveaux enregistrements ou corriger les enregistrements existants. Les successions, qui sont des changements sans effet à partir d'une date particulière, ne sont donc pas autorisées dans le cas de preuves d'adresse.
Par exemple, un client peut contacter l'organisation pour indiquer qu'il a déménagé d'une adresse privée à une autre. Dans une telle situation, l'utilisateur doit entrer une date de ‘Fin’ sur l'enregistrement d'adresse existant pour indiquer la date à laquelle le client a quitté l'ancienne adresse, puis créer un nouvel enregistrement avec une date de ‘Début’ correspondant à la date à laquelle le client a emménagé à la nouvelle adresse. Le même client peut par la suite contacter l'organisation pour signaler qu'il ne reçoit pas de courrier à sa nouvelle adresse privée. L'utilisateur doit alors voir l'adresse récemment enregistrée, constater qu'elle est incorrecte et modifier et corriger les détails.
Les enregistrements d'adresse ouverts à partir d'un autre dossier sont traités automatiquement. Pour ce faire, le système vérifie l'enregistrement entrant afin de déterminer si l'adresse doit être traitée comme une nouvelle adresse, s'il s'agit d'une modification d'une adresse existante ou d'un double d'une adresse déjà conservée. Si l'adresse est considérée comme un double (où tous les attributs sur l'enregistrement correspondent à un enregistrement d'adresse existant conservé), aucune mise à jour n'est effectuée. Afin de déterminer si un nouvel enregistrement est ajouté ou si un enregistrement existant nécessite une modification, le système vérifie d'abord qu'un enregistrement existant est logiquement identique. L'expression logiquement identique signifie qu'un certain nombre d'attributs correspondent à l'enregistrement entrant - dans ce cas, ceux-ci doivent inclure tous les attributs d'adresse, sauf les dates telles que 'Date de début' et 'Date de fin'. Si les attributs correspondent, le système met alors à jour l'enregistrement existant conservé à l'aide des détails figurant sur l'enregistrement entrant (où l'enregistrement entrant possède la date de réception la plus récente). Si aucun attribut ne correspond, le système ajoute cet enregistrement en tant que nouvelle adresse.