Tandis que les informations sur un compte bancaire peuvent être enregistrées pour tous les types de participant, les informations sur le compte bancaire d'une personne ou d'un candidat sont conservées en tant que preuves. Un certain nombre de types différents de comptes bancaires peuvent être enregistrés pour une personne ou un candidat et plusieurs instances de chaque type sont également autorisées.Les dates de ‘Début’ et de ‘Fin’ permettent d'enregistrer la période de validité d'un compte bancaire. Les détails d'un compte bancaire ne changent pas au fil du temps car un compte bancaire est statique. Cela signifie que si un individu ferme un compte particulier, les détails de ce compte ne changent pas. Pour cette raison, lorsqu'ils conservent des informations sur un compte bancaire dans le système, les utilisateurs doivent créer de nouveaux enregistrements ou corriger les enregistrements existants, et les successions ne sont pas autorisées.
Par exemple, un client peut contacter l'organisation pour indiquer qu'il a récemment changé de banque. Dans cette situation, l'utilisateur doit entrer une date de ‘Fin’ sur l'enregistrement de compte bancaire existant pour indiquer la date à laquelle le client a fermé cet ancien compte, puis créer nouvel enregistrement avec une date de ‘Début’ correspondant à la date à laquelle le client a ouvert son nouveau compte. Le même client peut par la suite contacter l'organisation pour signaler qu'il ne reçoit pas de paiements sur son nouveau compte bancaire. L'utilisateur doit alors voir le compte bancaire récemment enregistré, constater qu'il est incorrect et modifier et corriger les détails.
Les enregistrements de compte bancaire ouverts à partir d'un autre dossier sont traités automatiquement. Pour ce faire, le système vérifie l'enregistrement entrant afin de déterminer si le compte bancaire doit être traité comme un nouveau compte bancaire, s'il s'agit d'une modification d'un compte existant ou d'un double d'un compte déjà conservé. Si le compte bancaire est considéré comme un double (où tous les attributs sur l'enregistrement correspondent à un enregistrement de compte bancaire existant conservé), aucune mise à jour n'est effectuée.
Afin de déterminer si un nouvel enregistrement doit être ajouté ou si un enregistrement existant doit être modifié, le système vérifie d'abord qu'un enregistrement existant est logiquement identique. L'expression logiquement identique signifie qu'un certain nombre d'attributs correspondent à l'enregistrement entrant - dans ce cas, ceux-ci doivent inclure 'code de tri' et 'numéro de compte'. Si ces attributs correspondent, le système met alors à jour l'enregistrement existant conservé à l'aide des détails figurant sur l'enregistrement entrant (où l'enregistrement entrant possède la date de réception la plus récente). Si aucun attribut ne correspond, le système ajoute cet enregistrement en tant que nouveau compte bancaire.